La comptabilització de les liquidacions amb creditors i deutors és una de les àrees clau en la tasca del servei de comptabilitat de qualsevol organització. L’acte de conciliació de les liquidacions mútues és un document comptable principal que utilitzen les contraparts per controlar el compliment de les obligacions mútues. Es recopila en forma de registre que conté totes les operacions d’enviament de mercaderies, la prestació de treballs i serveis i el seu pagament durant un determinat període de temps.
La forma de l'acte no es fixa a nivell legislatiu, per tant, cada empresa, subjecte a tots els requisits per a la preparació de documents primaris, té el dret de desenvolupar la seva pròpia versió de l'acte. Un document redactat per una de les parts en l’acord per duplicat i signat per una persona autoritzada s’envia a la contrapart, que, en cas d’acord amb la correcció de les liquidacions mútues, el confirma amb una signatura i en retorna una còpia.
Si hi ha discrepàncies, la contrapart té dret a signar un acte, indicant inexactituds a la comptabilitat, o a adjuntar al document el seu propi registre de liquidacions. La negativa a signar l’acte significa que el deutor no reconeix l’existència d’obligacions envers la contrapart.
Es recomana deixar l'abandonament de l'informe de conciliació en els casos en què les parts cooperin de forma contínua i tinguin previst renovar els acords existents en el futur i celebrar-hi acords addicionals. Aquest document també es requereix en situacions en què el cost d’un producte, obra o servei és elevat i el venedor proporciona un pagament diferit.
Si les parts de l'acord tenen obligacions mútues entre elles, després d'haver elaborat un acte de conciliació per confirmar-les, poden compensar-les. A més, la presència d’un registre d’obligacions mútues a la mà estalviarà temps en cercar documents primaris si cal clarificar els acords entre contraparts. Els estats de conciliació signats per les parts també constitueixen una confirmació dels saldos dels comptes a cobrar i a pagar al final del període d'informes i a l'inici del període següent en preparar els estats financers.
Tot i que l'informe de conciliació no es pot utilitzar judicialment com a prova d'una transacció i l'existència d'un deute en virtut d'aquesta, es pot utilitzar per ampliar el termini de prescripció i augmentar les possibilitats de cobrar comptes a cobrar. Tenint a la mà un acte de conciliació signat, que en realitat significa que la contraparte reconeix el seu deute, el creditor augmenta el període durant el qual pot demandar el deutor pel pagament de fons. En aquest cas, és molt important comprovar si l’autoritat de la persona que té la firma al document és vàlida.
