Les decisions importants preses en una reunió, reunió o reunió s’han de consignar a l’acta perquè es puguin prendre per a la seva execució. Per fer-ho, primer de tot és necessari elaborar correctament el protocol, prestant molta atenció tant a la forma com al contingut del document. Tot i la manca d’una única forma, aquí hi ha algunes peculiaritats.
Instruccions
Pas 1
Prepareu fulls de paper A4 o capçalera de l’empresa (per a documents interns). Això us estalviarà d’haver d’introduir tots els detalls manualment (nom de l’organització, adreça, etc.). Al centre superior del full, escriviu immediatament el nom "Minutes" i, a sota, en lletra petita, descriviu breument l'essència: el tema principal de la reunió. Indiqueu la data i la ubicació de l’esdeveniment. Ara comenceu a omplir la part introductòria obligatòria, que es refereix a la llista dels participants de la reunió que participen directament en la presa de decisions generals.
Pas 2
Al principi, escriviu el cognom, el nom, el patronímic i la posició del líder (president de la reunió). En el mateix format, citeu les dades del secretari que aixeca l’acta de la reunió. A més, a la secció "Assistits", indiqueu tots els que van participar a la reunió (nom complet, càrrec). En el cas d’un gran nombre de participants, la llista dels quals no cabrà a la pàgina, indiqueu-ne el nombre total, adjuntant la llista completa en un document separat. No oblideu fer-hi un enllaç al final del protocol a la secció "Apèndix". Col·loqueu la secció "Agenda" com a bloc següent de l'acta. Aquí, en una llista numerada, enumereu tots els problemes d'aquesta reunió.
Pas 3
Empleneu el contingut del protocol d’acord amb l’ordre especificat a l’agenda. Cadascun dels paràgrafs ha de contenir tres seccions. En el primer dels quals ("Escoltats"), proporcioneu els textos dels informes i assegureu-vos d'indicar els noms i les inicials, així com les posicions dels ponents. A la secció "Ponents", en un format similar, indiqueu els altres participants a la reunió que van prendre la paraula durant la discussió. A la secció següent titulada "Decidit", indiqueu les decisions que es van prendre durant la vista, indiqueu el nombre de vots emesos "en contra", "a favor" o "abstinguts". A continuació, col·loqueu les signatures del president i del secretari de la reunió.
