Totes les organitzacions tenen documents de personal. Es conclouen per regular les relacions laborals amb els treballadors. Qualsevol revisió comença comprovant aquesta documentació, per això és molt important formatar-la correctament.
Instruccions
Pas 1
El més important és guiar-se per diverses lleis, instruccions i altres documents normatius a l’hora d’elaborar qualsevol document de personal. La violació de qualsevol norma comporta diverses sancions.
Pas 2
Els documents s’elaboren després de la publicació de l’ordre pel cap de l’organització. Sobre la base de tots els documents personals de l’empleat, s’emplenen els formularis, per exemple, un contracte de treball.
Pas 3
Quan contracti, un empleat del quadre ha d’eliminar còpies de tots els documents i arxivar-los al fitxer personal de l’empleat. En el futur, també podeu adjuntar documents a aquesta carpeta, per exemple, una aplicació de vacances. Cal dir que no és necessari conservar un fitxer personal per a les empreses privades.
Pas 4
També heu de fer un inventari de tots els documents disponibles al fitxer personal, que hauria d’estar en ordre cronològic i contenir números de sèrie.
Pas 5
Tots els canvis als fitxers personals es fan a partir de la sol·licitud del propi empleat i segons les còpies adjuntes, per exemple, en cas de canvi de cognom: certificat de matrimoni (dissolució). Al mateix temps, no es poden reciclar documents antics, sinó que han de quedar al fitxer personal de l’empleat.
Pas 6
A la portada de l’arxiu personal s’indica la informació sobre l’empleat, a saber: cognoms, nom, patronímic i número de sèrie de l’arxiu personal. Després, està inscrit en un registre especial d’afers personals.
Pas 7
Recordeu que els fitxers personals, així com els documents dels empleats, s’han de guardar en un lloc segur o en un altre lloc segur. La responsabilitat d'això hauria de ser assumida pels treballadors del personal designats per ordre del cap.
Pas 8
També s’ha de tenir en compte que els fitxers personals no es transfereixen als mateixos empleats i només es poden estudiar en presència d’una persona responsable.
