En celebrar un contracte, és molt important protegir la vostra empresa el màxim possible de tots els riscos possibles. Per a això, es controla la contrapart en llocs especialitzats sobre la presència de deutes tributaris, la participació en tribunals d'arbitratge, la presència de reclamacions dels seus socis, compradors o clients. Assegureu-vos de sol·licitar el següent paquet de documents.
Documents sol·licitats
Qualsevol societat de responsabilitat limitada o societat anònima té una Carta, que no és un secret comercial i us permetrà conèixer els objectius i tipus d’activitats, la mida del capital autoritzat, els noms dels fundadors i altra informació útil. Per protegir-vos completament dels riscos en el marc d'una relació a llarg termini, és millor sol·licitar còpies dels documents sol·licitats amb el segell i la signatura del gestor. L’última pàgina l’ha de segellar l’administració tributària.
També es requereixen còpies de l'OGRN (certificat de registre estatal) i del TIN (registre fiscal). Si un soci potencial està interessat en una cooperació seriosa, també proporcionarà un nou extracte del Registre estatal unificat d’entitats jurídiques, l’original o una còpia compulsada. Aquest document es pot signar amb la signatura manuscrita d'un funcionari autoritzat en combinació amb el segell del departament i amb una signatura electrònica millorada, d'acord amb la Llei núm. 63-FZ, són equivalents.
Si l’empresa no és familiar, convé demanar informació sobre el nombre mitjà d’empleats, còpies de llicències per a diversos tipus d’activitats, certificats de propietat o contracte d’arrendament de locals, documents d’equips, passaports de vehicles.
Documents sol·licitats per les autoritats fiscals durant l’auditoria
Per protegir-vos completament durant una auditoria fiscal, és important assegurar-vos que totes les contraparts estiguin "netes". Abans de concloure un acord, així com una vegada al trimestre, haureu de sol·licitar una còpia certificada de la declaració de l’IVA amb una marca al lliurament a l’administració tributària, informació sobre l’estat dels pagaments d’impostos i taxes. Inicialment, també és important aclarir-ho i és millor rebre una carta oficial sobre el sistema tributari aplicat.
Saber si una contraparte paga impostos sobre el valor afegit és necessari saber no només per estar segur de la seva honestedat davant la llei. Si l’empresa de transport, el proveïdor o el contractista no paga l’IVA a temps, el pagament es pot cobrar al consumidor de serveis o al comprador, i és molt difícil discutir amb les autoritats fiscals en aquest cas.
Què s’ha de buscar a l’hora de celebrar un contracte
Per evitar que el proveïdor, el contractista o l’empresa de transport puguin retirar-se dels termes del contracte en una disputa, és important assegurar-se que totes les signatures han estat proporcionades per persones autoritzades. Sovint, els gestors o els comptables signen un contracte, especificacions, sol·licituds, procuracions, UPD, factures, actes de treball realitzats i altres documents. Si arriba als tribunals, la direcció simplement encongeix les espatlles i s’allibera de qualsevol responsabilitat per les activitats dels seus empleats, encara que per aquell moment continuïn treballant a l’organització.
Un control acurat sobre les signatures dels documents ajudarà a evitar aquesta situació. Per endavant, cal sol·licitar còpies certificades de les decisions (actes) sobre el nomenament d’un gerent, una ordre sobre el nomenament o la contractació d’un comptable en cap. Si el líder té dret a signar per ell, llavors l'ordre corresponent. Si cal, obteniu poders per a les persones autoritzades a signar els documents sol·licitats en nom de l’empresa.
