Moltes organitzacions tenen requisits estrictes per organitzar documents i crear arxius. Cal garantir la seguretat dels casos i aïllar-los dels ulls indiscrets. Qualsevol empleat de l'empresa ha de ser capaç de fer flash dels fitxers i fer-ho minuciosament i amb molta precisió.
Necessari
- - Descripció de la feina
- - Puntera de papereria o màquina d'enquadernació
- - Guita o fil fort
- - Agulla de cosir
- - Cola de papereria
- - Paper blanc
- - Tisores
- - Regle
- - Bolígraf
- - Segell (cera segelladora si cal)
Instruccions
Pas 1
Necessiteu llampegar casos d’acord amb la descripció de la vostra feina. En qualsevol cas, aquest treball a totes les empreses es realitza d’acord amb els principis generals. En primer lloc, heu de numerar cada document en ordre. Recordeu que heu de treure tots els clips de paper, grapes metàl·liques i passadors de seguretat dels papers.
Pas 2
Comenceu a cosir la funda perquè els fulls es puguin llegir lliurement. Per fer-ho, feu quatre forats verticals amb un punxó clerical al centre del marge esquerre dels documents. La distància entre els forats ha de ser com a mínim de tres centímetres. És convenient utilitzar una màquina d'escriptori especial per cosir i enquadernar documents A-4. Amb la seva ajuda, no serà difícil crear les carpetes necessàries; pot perforar immediatament una pila de paper de fins a 10 cm de gruix.
Pas 3
Utilitzeu una agulla de cosir especial per encaixar documents, així com fil de corda o fils de niló forts. Com a últim recurs, podeu plegar fils ordinaris diverses vegades. Normalment, els documents es cusen dues vegades seguides de manera que els fulls s’adhereixen de manera més segura. Això és especialment important si es prepara el cas per a un arxiu etern.
Pas 4
Deixeu els extrems solts al fil o al cordill d’uns 6 cm, que hauran de passar pel forat central del costat equivocat de l’últim document i lligar-los fortament en un nus.
Pas 5
Enganxeu el nus i els extrems dels fils amb un cercle (d’uns 4 cm de diàmetre) o un quadrat (de 4 per 5 cm) amb cola clerical. La figura s’ha de tallar amb un paper blanc gruixut.
Pas 6
Col·loqueu el segell de manera que es superposi parcialment a l'etiqueta de paper i que un cantó superposi l'últim full de la caixa grapada. També podeu omplir aquest lloc amb cera segelladora.
Pas 7
Espereu fins que la cola estigui completament seca. A continuació, directament sota el segell, indiqueu el nombre de fulls a l’expedient i poseu la signatura de l’oficial. Afegiu una carta d’adhesió i indiqueu la data de l’aval. També es presenten còpies de documents de diversos fulls, tot i que cal posar un segell amb una signatura, una data i la inscripció "La còpia és correcta".
Pas 8
Vinculeu la caixa per a l’emmagatzematge temporal en una rústica i els documents de l’arxiu permanent en una tapa dura. Indiqueu els terminis del cas cosit.
