Si voleu enviar una carta no a una persona, sinó a diversos membres del vostre equip de treball, el contingut de la carta hauria de ser lleugerament diferent de l’habitual. A més, recordeu de seguir les regles de correspondència comercial.
Instruccions
Pas 1
Feu una llista dels companys que vulgueu incloure a la vostra llista de correu. Comproveu si tots els destinataris són rellevants per al problema actual. A la inversa, podeu saltar-vos una persona que hauria d’estar informada sobre alguna cosa amb la seva carta. Estudieu el cercle dels grups d'interès. Decidiu quin company de feina col·loqueu al camp "Destinatari" i qui al camp "Cc". Normalment, els executors directes s’escriuen a la columna “Destinatari” i els que controlen el procés o hi participen indirectament, així com simplement són un empleat interessat, al camp “Copia”.
Pas 2
Penseu en com organitzar els noms dels destinataris. Us serà molt més fàcil si la vostra empresa té normes específiques establertes al respecte. En cas contrari, el seu ordre es pot determinar de diferents maneres. Per exemple, poseu els cognoms en ordre alfabètic. Es pot utilitzar el principi d’antiguitat. Millor trobar alguna carta del secretari adreçada a diversos destinataris i veure com ho fa. El més probable és que aquest sigui l’estàndard no expressat de la vostra empresa.
Pas 3
Indiqueu el tema del missatge. Ha de reflectir breument el seu contingut. Després, aneu al cos de la carta. Seguiu les normes de correspondència empresarial. Saluda l’equip educadament i passa al tema.
Pas 4
Escriviu només al cas. No us perdeu detalls importants, però tampoc diluïu l’aigua. Agraïu el temps dels vostres companys. Si, per entendre millor l’essència del vostre missatge, necessiteu estar al corrent d’altres correspondències, col·loqueu cometes al final de la carta. No oblideu acomiadar-vos i desitgeu a tothom un dia productiu a la feina.
