Diferents institucions han desenvolupat els seus propis requisits per al disseny del text, però hi ha regles bàsiques que són comunes a tothom. S’utilitzen en institucions educatives a l’hora d’escriure diplomes i altres treballs, així com a l’hora d’elaborar documents oficials.
En els documents oficials, és millor utilitzar el tipus de lletra i la mida estàndard (Times New Roman o Arial, mida - 14).
Els espais semblen poc importants, però si es troben als llocs adequats, el text es veu més maco i el significat és més clar. No utilitzeu espais abans de punts, comes i altres signes de puntuació. Però segur que se situaran després d’ells.
Utilitzeu un espai per separar un dígit de qualsevol unitat de mesura, ja sigui tona, centímetre, percentatge (%) o signe de grau.
Sovint es confon un guió i un guionet. Per tant, es col·loca un guionet (signe curt, menys) entre dos nombres (per exemple, 2-3), així com quan es separen parts d'una paraula (a causa de qualsevol). Mai s’utilitzen espais entre un signe i un guionet.
Es col·loca un guió (llarg) entre les paraules d'una frase, per exemple, abans o en lloc de la paraula "això". Un guió està separat de les paraules per espais.
Hi ha abreviatures de paraules habituals com cm, km, kg, etc. Per descomptat, no cal posar punts després d’ells, si aquest no és el final de la frase.
Els marges de la part esquerra de qualsevol document haurien de ser més grans que la resta, ja que és a l’esquerra els documents s’emmagatzemen en una carpeta.
No sempre es requereix la sagnia i la separació de línies vermelles, però amb elles el text es veurà més bell i ordenat, és més fàcil navegar-hi.
És millor establir encapçalaments en negreta o en majúscules; això també farà que el document sigui atractiu.
