Es considera una àrea enorme i separada de treballs d’arxiu aquelles qüestions relacionades amb la preparació de documents per al seu lliurament a l’arxiu de l’organització. És per això que mereixen una atenció seriosa, ja que durant aquesta etapa de treball amb documents sovint es cometen diversos errors metodològics i pràctics, que en el futur poden provocar conseqüències negatives en el treball de l’arxiu.
Instruccions
Pas 1
Tot el treball relacionat amb la transferència de documents a l'arxiu, inclosos els documents de personal, es divideix generalment en les fases següents: - en primer lloc, cal dur a terme la formació de documents en la producció actual i després de la seva finalització;
- després de la formació dels casos, s’han d’elaborar d’acord amb totes les normes establertes;
- després realitzeu un examen de valor i prepareu-vos per a l’emmagatzematge d’arxius;
- realitzar un inventari de tots els documents transferits a l'arxiu de l'organització;
- en l'última fase, transferiu els papers oficials a l'arxiu de l'organització.
Pas 2
En primer lloc, heu de dur a terme la formació correcta de documents relacionats amb el personal de certs complexos, és a dir, en alguns casos. En carpetes especials, aquests documents oficials s’han de formar com a comandes de diversos aspectes de les activitats dels empleats de l’empresa, per al personal que tingui diferents períodes de temps assignats per al seu emmagatzematge. Aquesta etapa s'ha de dur a terme, perquè algunes de les ordres relacionades amb el personal es dediquen exclusivament a qüestions vàlides que afecten el lloc de treball, així com a bonificacions als empleats i que passen a un lloc de treball. Aquest tipus de paper s'ha d'emmagatzemar a l'arxiu de l'empresa durant almenys setanta-cinc anys. Al mateix temps, la majoria de les comandes relacionades amb la composició del personal reflecteixen els problemes operatius dels empleats de l’empresa: comandes de viatges de treball, de guàrdia, vacances, etc. Aquests documents s’han de conservar durant cinc anys. Per a la comoditat d’utilitzar la cerca i facilitar el treball en diversos casos, s’han de formar documents d’un període de cinc anys i d’un període de setanta-cinc anys.
Pas 3
Cal formar correctament els comptes personals dels empleats de l’empresa i de tots els empleats, que estiguin relacionats amb dades sobre salaris estrictament per ordre alfabètic. Tots els papers de les carpetes personals s’han d’organitzar només en ordre cronològic segons la data de recepció. També és necessari que tots els papers ubicats a la carpeta elaborin un inventari d’arxiu que contingui detalls com: - el nom del paper;
- número de sèrie del paper inclòs a l'inventari;
- el nombre de fulls del document;
- data i número del document (si cal);
- un registre resum del nombre de fulls de paper inclosos a l'arxiu personal;
- nota.
