Els fitxers personals de tots els empleats jubilats i retirats s’han d’enviar a l’arxiu per emmagatzemar-los (article 17 de la Llei federal núm. 125-F3). Un empleat del departament de personal està obligat a preparar carpetes amb documents i transferir-les de mà en mà a un empleat autoritzat de l’arxiu.
Necessari
- - carpetes;
- - aglutinant;
- - llapis;
- - inventari;
- - transferència d’inventari.
Instruccions
Pas 1
Abans d’enviar fitxers personals a l’arxiu, prepareu acuradament tots els documents disponibles que quedaven al departament de personal després de l’acomiadament dels empleats. La legislació estableix uns terminis en els quals és necessari disposar de temps per transferir els fitxers personals dels empleats per emmagatzemar-los. No haurien de superar els dotze mesos posteriors a l’acomiadament.
Pas 2
Organitzeu cada fitxer personal en ordre cronològic invers. Si durant la feina la primera pàgina era una sol·licitud escrita per un empleat per a una feina, en els documents d’arxiu la primera pàgina serà una carta de renúncia.
Pas 3
Tots els fulls plegats en l'ordre correcte, arxiu amb carpeta, número en ordre. Feu un inventari en un full separat. Introduïu totes les pàgines enquadernades del fitxer personal sota el número de sèrie.
Pas 4
Adjunteu l'inventari a la part superior de totes les pàgines. Si empleneu un fitxer personal per a cada empleat per separat, col·loqueu-lo en una carpeta de cartró; en majúscules escriviu la primera lletra del cognom de l’empleat i l’any d’acomiadament.
Pas 5
Quan es transfereixen casos a l’arxiu, és permès posar diversos casos d’empleats jubilats en una carpeta, però el nombre de fulls que hi ha no ha de superar els 250. En una carpeta, poseu els casos d’empleats jubilats en un any, el nom del qual comença amb la mateixa lletra. Aquest registre de fitxers personals s'utilitza amb més freqüència a les grans empreses, on hi ha un gran flux de personal durant un any.
Pas 6
Per a tots els casos preparats, elaboreu un full de transferència que tingui un formulari unificat. A la columna núm. 1, escriviu el número de sèrie de cada cas, a la columna núm. 2: l'índex de cada cas segons la nomenclatura; núm. 3; nom dels encapçalaments dels casos; núm. 4; dates; Núm. 5: nombre de fulls transferits per a cada cas per separat, núm. 6: períodes d'emmagatzematge; núm. 7: addicions o notes existents.
