El treball de qualsevol empresa és impossible sense empleats. Com a regla general, per simplificar la comptabilitat dels moviments de personal, alguns empresaris utilitzen els anomenats fitxers personals en el curs de les seves activitats comercials. En general, el concepte de "fitxer personal" significa un tipus d'arxiu que conté totes les dades personals sobre un empleat que treballa. L’ús d’aquest sistema comptable no és necessari per a les persones jurídiques, però per a les institucions estatals els fitxers personals són obligatoris.
Instruccions
Pas 1
Com a norma general, quan sol·licita una feina, un empleat escriu una sol·licitud d’ocupació. Vostè, que accepta acceptar-lo per al càrrec, elabora una ordre (ordre) d’acceptació. A continuació, feu còpies de tots els documents, per exemple, d'un passaport, d'un certificat de matrimoni, etc.
Pas 2
En aquest moment, creeu un fitxer personal. Tingueu en compte que s’han de crear carpetes separades per a cada empleat. Feu còpies de totes les comandes, com ara una comanda de treball. També necessitareu còpies del llibre de treball, del document educatiu, és a dir, de totes les còpies dels documents que tingueu disponibles per a l’empleat.
Pas 3
Després de fer totes les còpies, arxiveu-les. Tingueu en compte que aquest cas augmentarà a mesura que treballeu. És a dir, si s’emeten ordres contra aquest empleat, per exemple, una ordre de promoció, una ordre per designar una persona responsable, una ordre per concedir un permís, etc., haureu de fer-ne còpies i presentar-les a el vostre fitxer personal en ordre cronològic … Això s'aplica a tots els documents de recursos humans en relació amb l'empleat.
Pas 4
Feu un inventari intern perquè pugueu familiaritzar-vos fàcilment amb el contingut del cas. També s’omple per ordre cronològic. Tots els documents de l'inventari han de tenir un número de sèrie, la data de compilació, el títol, el nombre de fulls i, possiblement, algun tipus de nota.
Pas 5
Els fitxers personals dels empleats han de ser guardats per una persona responsable designada per ordre del cap. Les correccions només es permeten amb la mà d’aquest responsable i la informació només es pot veure en presència d’aquesta persona.
Pas 6
En acomiadar un empleat, tanqueu el fitxer personal, és a dir, feu un resum, numereu els fulls, escriviu el nombre total de pàgines, cosiu-ho tot i envieu-lo a l'arxiu de l'organització, mentre completeu la llista de lliurament.
