Un fitxer personal és el volum sencer de documents d’un empleat, que contenen la informació personal necessària sobre l’empleat i dades sobre la seva antiguitat. El fitxer personal es guarda individualment per a cada empleat, en una carpeta independent. Per tal que el fitxer personal de l’empleat permeti sistematitzar convenientment la informació sobre l’empleat, hi ha certes regles per a la seva formació.
Instruccions
Pas 1
Recordeu que un fitxer personal només es realitza obligatòriament per als empleats de les institucions de serveis públics; tots els altres empresaris decideixen si volen fer assumptes personals a la seva discreció. Al mateix temps, si es prenia la decisió sobre la gestió dels fitxers personals dels empleats, la documentació s’hauria d’elaborar d’acord amb les normes de treball d’oficina.
Pas 2
L’arxiu personal d’un empleat inclou una quantitat bastant gran de documentació, inclòs el perfil de l’empleat, la seva biografia, recomanacions i característiques, documents sobre educació, etc. Un dels atributs indispensables del fitxer personal d’un empleat és un inventari intern de documents de casos.
Pas 3
Feu un inventari intern de documents: aquest és el primer document que s’inverteix en el cas. Com que el fitxer personal es forma per ordre cronològic, l'inventari es compila de la mateixa manera. D'aquesta manera, inicialment s'introdueix a l'inventari tota la llista de documents elaborats i rebuts de l'empleat en contractar. En el futur, una vegada rebuda la nova documentació, arxiveu els documents al cas i introduïu-los a l'inventari per ordre cronològic.
Pas 4
Quan mantingueu un fitxer personal d'un empleat, assigneu un número de sèrie a cada document arxivat. Etiqueu les pàgines amb una numeració independent. A més, segons la categoria del document, assigneu-li un índex especial.
Pas 5
Quan introduïu dades a l'inventari intern de documents de fitxers personals, indiqueu informació sobre el número de sèrie i l'índex de cada document, el nom complet del document i el nombre de fulls en el cas que ocupi aquest document. Numereu els fulls en què es realitza l'inventari per separat de la matriu general del cas. Confirmeu l'inventari intern amb la vostra pròpia signatura i la seva transcripció que indiqui la posició. Un emplenament correcte de l’inventari intern us permet sistematitzar els fitxers personals dels empleats i fer que l’accés a la informació sobre l’empleat sigui còmode i eficient.
