Sovint, la comunicació comercial entre empreses associades comença amb una carta comercial d’una d’elles dirigida al cap de l’altra. Aquesta apel·lació, fins i tot enviada per correu electrònic, pot dependre del futur de la cooperació. Per tant, és important escriure la carta correcta al director perquè en cridi l'atenció i vulgui respondre.
Instruccions
Pas 1
Truqueu a la firma amb què us poseu en contacte. Presenteu-vos al secretari i demaneu que s’aclareixi el cognom, el nom i el patronímic del gerent, així com el títol correcte del seu càrrec. Si no disposeu de dades exactes, al mateix temps esbrineu el nom complet de l’empresa, l’adreça o la bústia de correu electrònic.
Pas 2
Escriviu una carta habitual d’acord amb GOST R 6.30-2003 i utilitzeu el capçal de la vostra empresa i fulls de paper blanc estàndard. La primera vegada és millor, per descomptat, posar-se en contacte amb el director de l’empresa amb una carta habitual i no per correu electrònic, on hi ha la possibilitat que el vostre missatge acabi a la carpeta “Correu brossa” i no arribi a el destinatari.
Pas 3
Assegureu-vos d'iniciar el text de la carta amb l'adreça "Benvolgut senyor (o senyora)" i indiqueu el nom complet i el patronímic del director. No s’admeten abreviatures en circulació: escriviu el nom de la posició i totes les regals del cap, si n’hi ha, completes.
Pas 4
A l’assumpte del vostre correu electrònic o al camp dedicat del capçalera de la vostra empresa, escriviu l’assumpte del missatge. Ha de reflectir l'essència del missatge i ser prou enganxós i atractiu per a la persona que va a veure la carta. Per al destinatari d’una gran quantitat de correspondència i el director és tan sols una persona així, el títol o l’assumpte del missatge simplifica enormement el processament i l’ordenació. Pel títol de la vostra carta, poden recordar-la més tard i trobar-la ràpidament.
Pas 5
Comenceu el cos principal de la carta amb una introducció de compliment. Això demostrarà que la vostra elecció del destinatari no és gens casual i que sabeu clarament a qui escriviu i què fa l'empresa. Si us plau, lloeu aquesta empresa com a sòlid i fiable soci, expresseu l’esperança que tingueu relacions a llarg termini, útils i beneficioses per a les dues empreses.
Pas 6
Indiqueu breument l’essència de la carta, apel·leu amb números i enllaços específics. Recordeu que com més petit sigui el volum, més probable és que la carta es llegeixi fins al final. Eviteu paraules innecessàries, frases freqüents, adjectius innecessaris i paraules parasitàries. No utilitzeu expressions categòriques ni paraules ni frases que es puguin percebre com a directives.
