L'informe de l'esdeveniment pot ser breu o detallat. Però ha de contenir dades sobre quants diners es van gastar en l'organització de l'esdeveniment i quants convidats van venir. I també una llista de la premsa que va assistir a la vetllada.
Instruccions
Pas 1
Empleneu la "capçalera" de l'informe de la següent manera. A la part superior, al mig del full A4, escriviu INFORME en lletra gran. A la següent línia "sobre l'esdeveniment celebrat", s'indica el nom de l'esdeveniment entre cometes. A sota hi ha la data i el lloc.
Pas 2
Després de dues o tres línies de sagnat, escriviu el subtítol "convidats". A continuació, indiqueu el nombre de persones a les quals es van enviar les targetes d’invitació i les persones que van assistir a l’esdeveniment. Podeu esbrinar-ho d’una manera senzilla. Prepareu una certa quantitat de records amb antelació. Poc abans de finalitzar l’esdeveniment, col·loqueu a prop de la sortida promotors que distribuiran regals. En calcular el nombre restant, esbrinarà quants convidats hi havia. O, sota l’aparença d’una loteria, recolliu invitacions i targetes de visita dels que vinguessin. D’una banda, comptareu els presents, de l’altra, adquirireu contactes útils. Especifiqueu per separat quantes persones VIP eren: directors generals d’empreses, accionistes, personalitats famoses. Enumereu els seus noms i cognoms.
Pas 3
A la secció "premsa", escriviu quants periodistes hi eren presents i per a quins mitjans treballaven. Afegiu números de contacte aquí. Si ja s'han publicat publicacions, adjunteu-les a l'informe.
Pas 4
El següent subtítol és "esdeveniment". Aquí descriviu com va passar la vetllada, qui des de la direcció va actuar a l’escenari, què hi havia al programa. Expliqueu-nos com el públic percebia l’organització, si els agrada la taula del bufet i la música. Adjunteu una estimació de costos al final. Tots els costos s’han d’escriure allà: llogar una sala, pagar el treball del presentador, el cost dels records, etc. Compteu quants diners es van gastar per a cada hoste.
Pas 5
"Notes". A continuació, descriviu les deficiències de l'esdeveniment amb el màxim detall possible. Allà on hi va haver problemes, què va fallar. Això ajudarà a evitar la repetició de situacions en el futur. Doneu recomanacions sobre com optimitzar el procés d'organització d'unes vacances. Pot ser que calgui implicar més personal o canviar el sistema de notificació de convidats. Tots aquests comentaris són molt importants per a la gestió que revisi el vostre informe.
Pas 6
L’últim són fotografies. Adjunteu les vostres millors imatges de l'esdeveniment al vostre informe. Intenta captar l’afluència de convidats, somriures a la cara, aplaudiments. No oblideu adjuntar una foto del director. La direcció sempre adula l'atenció a la seva pròpia persona.
