Als serveis de personal d’organitzacions, empreses, s’emmagatzemen un gran nombre de documents: comandes de contractació, concessió de vacances, transferències, adjudicacions, pagaments en efectiu addicionals, acomiadaments i altres. La importància de conservar aquests documents es deu a la necessitat de portar registres dels documents de cada empleat específic. La tasca de formar documents de forma correcta i ràpida en el cas s’encarrega als oficials de personal.
Instruccions
Pas 1
La formació de casos és la col·locació de documents executats en casos. Agrupeu els documents en casos per a cada any natural, excepte els casos que es van formar inicialment i no es troben dins d’un any natural. Aquests casos inclouen: fitxers personals d’estudiants, empleats, treballadors, casos forenses, casos de pensions, antecedents mèdics, així com altres documents comptables.
Pas 2
La formació final dels arxius personals dels estudiants, estudiants, postgraus s’hauria de dur a terme després de graduar-se en una institució educativa o en un estudi de postgrau; treballadors i empleats - després del seu acomiadament; antecedents mèdics: després de proporcionar l’alta al pacient; casos judicials: immediatament després de finalitzar el judici i de lliurar la decisió; casos de pensions: un cop finalitzats els pagaments de pensions.
Pas 3
Quan us prepareu per a l’emmagatzematge d’arxius, combineu els fitxers personals dels empleats acomiadats en fitxers personals, si el nombre de fulls no supera els dos-cents cinquanta. El mateix s'aplica a les persones que s'han graduat en una institució educativa. També podeu crear un fitxer personal individual com a unitat d'emmagatzematge independent. Aquesta regla s'aplica als fitxers personals d'emmagatzematge permanent.
Pas 4
Quan creeu fitxers personals, tingueu en compte els diferents períodes de conservació. Pel que fa als casos de vida útil a llarg termini i permanent, formeu-los per separat i incloeu-los en diferents inventaris.
Pas 5
Agrupar les ordres del personal en casos segons els períodes de retenció establerts. Dins de cada fitxer personal, els documents s’introdueixen per ordre cronològic, és a dir, des del principi fins al final de l’any, així com per la data de la seva aprovació, compilació i registre.
Pas 6
Els casos formats a partir de comptes personals, targetes personals, llibres de treball, així com vestits de fitxers personals, es sistematitzen estrictament per ordre alfabètic. Quan utilitzeu aquest disseny, realitzeu aclariments addicionals indicant les tres primeres lletres als noms de les persones a les quals s’ha obert un fitxer personal.
