El fitxer personal d’un empleat és informació que reflecteix totes les etapes de la relació entre l’empleat i l’organització. Està format (mantingut i formalitzat) per un cos de personal o un funcionari especialment autoritzat. Cal elaborar un fitxer personal d’acord amb les normes vigents de conservació de registres.
Necessari
- Carpeta "Arxiu personal";
- Documents dels empleats (o les seves còpies);
- Bolígraf;
- Perforador.
Instruccions
Pas 1
Un fitxer personal s'inicia després de la publicació d'una ordre sobre el nomenament d'un empleat per a un lloc.
Pas 2
El fitxer personal inclou: un inventari intern de documents; qüestionari i full personal en els registres de personal; resum;
còpies de documents educatius (i tots els certificats de qualificació); targetes d'identitat; certificats i altres documents que confirmen els canvis en les dades personals de l’empleat (còpies del certificat de matrimoni, TIN, certificat d’assegurança, certificats de naixement dels fills); contracte de responsabilitat; còpies de totes les comandes de cita, trasllat, incentius, viatges de negocis, vacances, etc; acord laboral (contracte); dades de recertificació; característiques.
Tots aquests documents (o les seves còpies) s’han d’arxivar en una carpeta.
Pas 3
A l'inventari intern, cal incloure tots els documents arxivats en un fitxer personal. Els documents s’arxiven en ordre cronològic a mesura que estan disponibles. A la columna "Nota" de l'inventari intern, s'indica que es retiren els documents o se substitueixen els originals per còpies. L’inventari intern està signat per l’empleat que l’ha compilat, indicant el cognom, el nom, el patronímic i la data de compilació.
Pas 4
Les entrades que s’introdueixen en un fitxer personal s’escriuen amb un estilogràfic o un bolígraf en negre, blau o morat; no s’admeten correccions.
Pas 5
Les fitxes del fitxer personal de l’empleat i el seu inventari intern es numeren per separat.
Pas 6
Quan tanqueu un fitxer personal, haureu de presentar una declaració i ordenar l’acomiadament de l’empleat.
Pas 7
Conserveu els fitxers personals a la caixa forta d’una organització o empresa. S’emeten per a ús personal només per a una determinada categoria d’empleats que tenen accés a la informació del personal.
Pas 8
Els fitxers personals dels empleats acomiadats es transfereixen a l’emmagatzematge d’arxius durant 75 anys. Els fitxers personals dels gestors empresarials es conserven permanentment.
