Un fitxer personal és un recull de documents que contenen informació sobre un empleat des del moment de signar l’ordre de contractació fins a la data d’emissió de l’ordre d’acomiadament. Al nostre país, és obligatori mantenir fitxers personals només per a funcionaris. Tot i això, la majoria d’empreses i organitzacions prefereixen organitzar i registrar les dades dels empleats.
Instruccions
Pas 1
El fitxer personal conté, com a norma general, la següent informació sobre l’empleat: un full de registre personal, còpies dels documents educatius, una còpia de l’ordre i la sol·licitud d’ocupació, un contracte de treball, modificacions i addicions al mateix, documents sobre certificació i formació avançada i altres documents necessaris per al servei de personal (còpia del certificat de matrimoni, certificat de naixement, passaport, DNI militar, etc.).
Pas 2
L’arxiu personal de cada empleat es redacta en una carpeta independent amb una tapa de cartró: una carpeta. Conté els requisits: cognom, nom, patronímic de l’empleat, data d’obertura del cas. Després de l’acomiadament de l’empleat, es tanca l’expedient personal. Els documents s’han d’enviar a l’arxiu sense cap error.
Pas 3
Es numeren els fitxers personals tancats i s’elabora un inventari intern de documents de casos. Els documents de la carpeta es recopilen per ordre cronològic, des que arriba l’empleat fins a la data d’acomiadament. Es realitza un inventari intern en el mateix ordre. La numeració dels fulls de l'inventari és diferent de la numeració dels documents de l'expedient personal.
Pas 4
Els fitxers personals dels empleats només s’emeten al gerent o a altres persones per ordre del gerent, així com al mateix empleat. La informació emmagatzemada en un fitxer personal és confidencial, de manera que no es pot divulgar a desconeguts. Està prohibit fer canvis als documents anteriors de l’expedient personal, així com extreure’ls.
Pas 5
El departament de recursos humans només guarda registres dels empleats actuals. Els documents dels empleats acomiadats es traslladen a l'arxiu. S'hi guarden durant 75 anys i els fitxers personals de gestors, gestors, així com de persones amb premis i títols, són indefinits.
