D'acord amb l'article 17 de la Llei federal 125-F3, els fitxers dels empleats jubilats estan subjectes a transferència a l'arxiu. Abans d’enviar documents, s’han d’arxivar, numerar, inventariar i decorar amb una portada. Ho ha de fer un oficial de personal autoritzat.
Necessari
- - carpeta;
- - tots els documents;
- - llapis;
- - inventari;
- - llista de lliurament.
Instruccions
Pas 1
Per transferir el cas d'un empleat renunciat a l'arxiu, organitzeu els documents en ordre cronològic invers. Això vol dir que quan teníeu feina, heu format un fitxer personal, el primer full del qual era una sol·licitud de feina. En transferir el cas a l’arxiu, el primer full serà una carta de renúncia.
Pas 2
A l’hora d’arxivar l’expedient personal d’un empleat, elaborar al mateix temps un inventari dels documents a presentar. En un fitxer personal per transferir-lo a l’arxiu, arxiveu tots els documents disponibles: un qüestionari o currículum vitae, còpies de documents educatius, còpies d’ordres d’ocupació, acomiadament i altres ordres que es van emetre en el transcurs del treball de l’empleat. Es poden tractar d’ordres per augmentar o baixar els salaris, transferir-los, realitzar tasques addicionals, etc. Adjunteu també tots els certificats que l’empleat hagi presentat a la vostra organització, una còpia del contracte de treball, acords addicionals, normativa relacionada amb el treball de l’empleat.
Pas 3
Arxiveu el fitxer en una carpeta amb una carpeta i numereu tots els fulls a l'extrem superior dret. Això s’ha de fer amb un simple llapis. A la part superior, arxiveu l’inventari, signeu la carpeta, poseu el codi de la lletra a la lletra inicial del cognom de l’empleat, així com a la portada de la carpeta en gran nombre l’any d’acomiadament de la vostra empresa.
Pas 4
Podeu fer un seguiment de l’any d’acomiadament per a un empleat o per a diversos que van deixar el càrrec en un any. Si teniu comptes de diversos empleats, poseu tots els fitxers personals en una carpeta comuna i signeu l’any de l’acomiadament a la portada. Es poden emmagatzemar un màxim de 250 fulls en una carpeta. Formeu cada cas complex no només per l’any d’acomiadament, sinó també per l’alfabet dels cognoms.
Pas 5
En transferir tots els casos a l'arxiu, elaboreu una llista de lliurament. A la primera columna, indiqueu els nombres ordinals de casos, a la segona, els índexs de tots els casos segons la nomenclatura. La tercera columna s’omple amb el nom dels encapçalaments, la quarta - per dates, la cinquena - pel nombre de fulls, la sisena per la vida útil, la setena columna que podeu emplenar si hi ha notes o addicions.
