En el transcurs de les seves activitats de producció, qualsevol empresa crea molts documents que han de ser emmagatzemats durant alguns, i de vegades força temps. Per això és necessària l’organització de l’arxiu.
Instruccions
Pas 1
Creeu les condicions necessàries per emmagatzemar documents a l'arxiu. En primer lloc, s’ha de protegir l’habitació de la influència directa de la llum solar, el nivell d’humitat de l’aire no ha de superar el nivell permès i també s’ha de tancar l’accés a persones no autoritzades.
Pas 2
Tingueu en compte que, d’acord amb els requisits per a les instal·lacions de l’arxiu, no es permet la seva col·locació en edificis de fusta, edificis en ruïnes, edificis amb fonaments humits, golfes o soterranis. Alhora, els locals destinats a emmagatzemar diversos documents d’arxiu a l’edifici adaptat haurien d’estar aïllats de la resta de locals ubicats en aquest edifici. Tampoc no es permet col·locar l’arxiu a les instal·lacions de l’edifici, que estan ocupades per serveis de restauració pública, organitzacions que emmagatzemen substàncies químiques o perilloses contra incendis, magatzems d’aliments.
Pas 3
Localitzeu l'arxiu de l'organització en un edifici adaptat o construït especialment per emmagatzemar registres. Cal retirar la sala d’objectes perillosos d’acord amb la seguretat contra incendis. Aquests, per exemple, inclouen aparcaments, benzineres, garatges. A més, no hi ha d’haver objectes que contaminin l’aire a prop dels locals de l’arxiu de l’empresa.
Pas 4
A l’hora d’escollir una sala adequada per organitzar un arxiu, tingueu en compte que per al funcionament normal de l’arxiu són necessàries diverses sales separades: emmagatzematge d’arxius; habitació per a la recepció de documents; locals per a l’ús de documents emmagatzemats; sala de treball per a empleats d’arxiu.
Pas 5
Allunyeu l’emmagatzematge de l’arxiu del laboratori, de la llar i dels locals industrials. Al mateix temps, tingueu en compte que no té conductes de ventilació comuns i que es separa de les habitacions veïnes mitjançant parets i sostres resistents al foc amb un límit de resistència al foc de dues hores com a mínim. Així mateix, a la sala d’arxius s’exclou la col·locació de canonades de clavegueram i subministrament d’aigua.
Pas 6
Elaboreu per a l'organització de l'emmagatzematge el "Reglament sobre l'emmagatzematge de documents" i l'aproveu amb el cap. A més, per ordre del cap, s’ha de designar una persona que serà la responsable de l’arxiu. A més, s'està creant una comissió especialitzada d'experts, que periòdicament realitzarà un examen dels documents per comprovar el compliment dels seus períodes d'emmagatzematge.
