El treball d’oficina organitzat correctament és un dels components del treball amb èxit de qualsevol empresa (fins i tot de petites empreses). De fet, la primera impressió dels socis comercials depèn de com s’elaborin els documents principals (comandes, instruccions, cartes, etc.). També és important la rapidesa amb què passen els fluxos de documentació entrant, sortint i interna.
Instruccions
Pas 1
Un empleat específic hauria de ser responsable del flux de treball a l'empresa. Si l’empresa no és molt gran, és un secretari o un secretari adjunt. Si l'organització inclou més d'una subdivisió (especialment si tenen ubicacions territorials diferents), s'organitza un servei d'institucions educatives d'educació infantil (suport documental de la direcció).
Són els que desenvolupen les instruccions de l'empresa per al treball d'oficina, la revisen i fan canvis. En preparar el document, podeu prendre com a base les "Normes de treball d'oficina en òrgans executius federals".
Pas 2
Aquesta és una etapa important i crucial, perquè després de l'aprovació de les instruccions per al treball d'oficina, els documents de l'empresa han de correspondre a un estil determinat:
- ubicació dels detalls (longitudinal, angular);
- tipus de lletra corporativa;
- format (mida del paper, sagnats).
A més dels exemples de formularis de l'empresa, les instruccions han de reflectir qüestions com l'organització del registre de documents entrants / sortints; organització del control sobre l'execució de documents i decisions preses; preparació i transferència de documents a l’arxiu, etc.
Pas 3
La formació de carpetes en què s’arxivin documents d’un tema determinat s’hauria de dur a terme d’acord amb la nomenclatura dels casos. El desenvolupa la persona encarregada del manteniment de registres, sobre la base de la "Llista de documents de gestió estàndard generats en les activitats de l'organització, que indiquen el temps d'emmagatzematge".
Pas 4
Atès que el treball sobre el desenvolupament de la nomenclatura de casos és voluminós i requereix un ampli coneixement, és més correcte organitzar-hi el treball amb la participació de representants de serveis i departaments individuals. Elaboren llistes de casos (que també indiquen els períodes d’emmagatzematge), que es formen al servei o al departament, i la institució educativa preescolar fa una nomenclatura resum dels casos per a l’empresa.
Pas 5
Per facilitar el treball amb documents, un nombre creixent d’empreses utilitzen un sistema electrònic de gestió de documents (EDMS). És possible triar un EDMS que funcioni de manera eficient per a qualsevol empresa (amb el nombre d’empleats de 7 o 2000). Els més eficients en termes de relació qualitat / preu actual són sistemes com "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Però, fins i tot si la vostra empresa encara no pot comprar un EDMS, els programes estàndard de Microsoft Office vindran a rescat. Utilitzant els mitjans habituals de Word, Excel, PowerPoint, és molt possible organitzar el disseny de documents d’acord amb els requisits de la identitat corporativa, configurar un flux de documents electrònic.
