L'organització del treball a l'oficina depèn de la productivitat dels seus empleats, que hi passen almenys 8 hores cada dia. L’organització d’una oficina és tota una sèrie de qüestions, des de l’elecció dels mobles necessaris fins a la seguretat de la informació, que s’han de resoldre per garantir el treball normal de tots els seus empleats i de l’empresa propietària.
Instruccions
Pas 1
Les oficines modernes s’organitzen segons el principi d ’“espai obert”, quan tots els empleats es troben en un espai de treball ampli i lluminós, dividit en àrees funcionals. Us aconsellem convidar un especialista que us ajudarà a organitzar l’espai d’oficines, determinarà on i com s’ubicaran les zones funcionals, els seus tipus. També serà capaç d’organitzar i col·locar de la millor manera els llocs de treball del gerent i dels empleats de l’oficina d’acord amb les normes sanitàries i higièniques. Juntament amb ell, podeu triar el mobiliari necessari i moblar-lo no només per als llocs de treball, sinó també per a una zona d’esbarjo, un lloc per a reunions amb clients i socis.
Pas 2
Penseu en els problemes relacionats amb la realització de treballs de reparació i manteniment a l’oficina. Seran necessaris per a ordinadors i material d’oficina. Trieu les organitzacions de serveis amb les quals col·laborareu en aquest tema o organitzeu la vostra pròpia divisió de la vostra empresa, la tasca de la qual serà resoldre aquest problema pel vostre compte. Si necessiteu comprar consumibles i articles de papereria en grans quantitats, decidiu els proveïdors i els descomptes que us proporcionaran.
Pas 3
Penseu en maneres de proporcionar vehicles als administradors i empleats, un sistema de planificació de viatges i la possibilitat d’optimitzar l’ús de la flota de vehicles de l’empresa. Parleu amb la direcció sobre el manteniment i l’assegurança dels vehicles propietaris o llogats de l’empresa.
Pas 4
Resol el problema amb la protecció de l’oficina i l’organització del sistema de seguretat. La qüestió de les mesures de seguretat també és important, inclosa la seguretat contra incendis i els mètodes d’evacuació de persones en cas d’emergència.
Pas 5
Amb especialistes responsables i la direcció de l’empresa, resoldre els problemes de seguretat de la informació, gestió dels fluxos interns d’informació, control d’accés i assegurar la preservació dels secrets oficials i comercials.
Pas 6
Penseu en les qüestions relacionades amb el treball d'oficina: seran tractades per una persona o departament diferents, o aquestes responsabilitats s'assignaran addicionalment als empleats d'altres departaments. Si cal, creeu un sistema de comunicació de missatgeria interna i externa i organitzeu el treball dels missatgers.
Pas 7
Organitzeu menjars corporatius: el vostre propi menjador o cafeteria, l’ús de punts de càtering de tercers, el servei de càtering.
