La transferència de qualsevol document a l’arxiu està regulada per la Llei federal núm. 125-F3, “Afers d’arxiu a la Federació Russa”. Els documents s’han de preparar, descriure, arxivar i numerar. Cal fer-ho en un termini de 12 mesos a partir de la data de tancament del cas.
Necessari
- - carpeta;
- - aglutinant;
- - un simple llapis;
- - inventari documental;
- - transferència d’inventari.
Instruccions
Pas 1
Per transferir documents a l’arxiu, organitzeu-los en ordre. L’ordre de nidificació ha d’estar en ordre cronològic. Per exemple, si esteu remetent un cas penal, la primera pàgina serà una còpia de l'ordre judicial, la segona serà la decisió preliminar i la següent serà la investigació del cas, a partir de la seva finalització. Si transferiu documents des del departament de personal a l’arxiu, el primer full és una sol·licitud d’acomiadament, el segon és una ordre d’acomiadament, el tercer és el conjunt de documents ordenats per data i data del final.
Pas 2
Numereu tots els fulls començant pel número u en l’ordre del disseny. Feu la numeració amb un llapis senzill, però amb claredat. Feu un inventari dels documents, al final escriviu quants números i pàgines heu obtingut, poseu la vostra signatura, la data de compilació de l'inventari, el segell de l'organització i la signatura del cap.
Pas 3
Fixa tots els fulls amb una carpeta, adjunta un inventari a la part superior. A la carpeta, poseu el codi de la lletra pel cognom del ciutadà mitjançant el qual transferiu el cas i l'any de la transferència de documents a l'arxiu. L’any hauria de ser el mateix en què va acabar el cas.
Pas 4
Feu una carpeta separada per a cada cas, o poseu tots els casos en un any en una carpeta gran i feu una inscripció general al codi i al codi de lletra, és a dir, només els casos dels ciutadans el cognom dels quals comenci amb la mateixa lletra. posar-se en una carpeta. Però si esteu completant diversos documents en una carpeta gran, el nombre de fulls comuns no hauria de ser superior a 250.
Pas 5
Abans de transferir casos a l’arxiu, elaboreu un inventari de transferències. La primera columna de l'inventari està destinada a introduir els números de sèrie de tots els casos, la segona als índexs de la nomenclatura. A la tercera columna, introduïu el nom de tots els encapçalaments, a la quarta - la data de transferència, a la cinquena - el nombre de fulls, a la sisena - els períodes d’emmagatzematge establerts per al cas a l’arxiu, a la setena columna, introduïu totes les addicions i notes. Molt sovint, la setena columna s'omple si, per algun motiu, falten fulls als documents o si els vau introduir de manera incorrecta a l'inventari documental i hi vau fer canvis.
