El registre dels documents per a l’enviament a l’arxiu es realitza després de finalitzar l’any. Així, es preparen els documents per emmagatzemar-los en relació amb les normes establertes. Depenent del temps d'emmagatzematge, així com del valor dels documents, els casos es completen completament o segons un sistema simplificat.
Instruccions
Pas 1
Feu una llista de casos per a documents d'emmagatzematge temporal (fins a 10 anys inclosos). Comproveu la correcció de la formació del cas (si hi ha documents amb un període d’emmagatzematge permanent). Deixeu els casos a les carpetes, s’han de sistematitzar segons la nomenclatura dels casos i no cal que els numerin. Els casos es lliuren a l’arxiu segons la nomenclatura dels casos.
Pas 2
Per a casos d'emmagatzematge a llarg termini (més de 10 anys), es realitza el següent:
1. Enquadernació de la caixa (vorejada en una carpeta o tapa dura amb fil fort en quatre forats o es pot lligar).
2. Numeració de fulls (realitzada amb un llapis de grafit negre a l'extrem superior dret, sense tocar el text del document).
3. Elaborar una inscripció de certificació (indiqueu quants fulls hi ha orlats, si hi ha danys, signe i data).
4. Elaborar un inventari intern de documents (per a casos amb documents especialment valuosos, casos personals, judicials i d’investigació, etc.). Al final de l'inventari, indiqueu el nombre de documents del cas i el nombre de fulls de l'inventari.
5. Registre de tots els detalls de la portada del cas (nom de la institució, unitat estructural, índex administratiu del cas, títol del cas, vida útil del cas).
Pas 3
Feu un inventari de documents d'emmagatzematge permanent o a llarg termini. Ha d’incloure el número de cas individual, així com revelar-ne el contingut i la composició a l’encapçalament del cas. L'inventari també ha d'indicar el període d'emmagatzematge del cas. Indiqueu el nombre de casos i el número del primer i últim cas, signe i data. S’elabora un inventari separat per a casos de personal.
Pas 4
Envieu els fitxers preparats a l'arxiu. El secretari d’arxiu en presència comprovarà el nombre de casos segons la nomenclatura o l’inventari, farà una inscripció de confirmació, marcarà el nombre de casos que falten, fixarà la data d’acceptació i transferència dels casos. L’inventari es confirma amb les signatures de les persones que van realitzar la transferència i l’acceptació dels casos.
