La documentació important (contractes, factures, actes) s’ha de conservar a l’empresa durant molt de temps. Per a alguns valors, aquest període és de cinc o fins i tot deu anys. Per evitar que els documents s’arruguin o es perdin, s’han d’arxivar i arxivar adequadament.
Necessari
- - carpetes - carpeta;
- - fitxers transparents - butxaques.
Instruccions
Pas 1
Per presentar un contracte, espereu fins que el signin totes les parts interessades. Obteniu signatures dels consellers delegats d’ambdues parts i col·loqueu els segells. A continuació, feu còpies del document i doneu-les a tots els implicats.
Pas 2
Doneu un número al contracte. Ha de contenir números i lletres. Per exemple, 123-AB. Introduïu el número de signatura del document.
Pas 3
Creeu un registre de contractes. Introduïu-hi el número del document, la data de signatura i la persona jurídica a la qual pertany. Els números han d’anar en ordre, un darrere l’altre, en funció de quan es va signar el contracte.
Pas 4
Si hi ha diverses persones jurídiques a l'empresa, cada diari contractual hauria de tenir el seu propi compte. Això evitarà confusions.
Pas 5
Introduïu el contracte en un fitxer separat. Si hi ha diversos contractes, poseu-ho tot en una butxaca. Això farà que sigui més fàcil comparar documents i trobar-los si cal.
Pas 6
Introduïu el fitxer a la carpeta i assegureu-lo amb els suports especials. No l’empleneu bé, els documents quedaran arrugats. Escriviu a la columna vertebral de la carpeta la persona jurídica, els documents per a la qual s’emmagatzemen, així com l’any en què es van signar.
Pas 7
Després de l'expiració de tres anys, les carpetes amb contractes es poden enviar al magatzem. Dobleu-los en caixes de cartró i col·loqueu-los en un lloc que no sigui accessible per a la humitat. A l’embalatge, indiqueu també la persona jurídica a què es refereixen els documents i l’any en què es van signar els contractes.
Pas 8
Les factures i actes es presenten de la mateixa manera que els contractes. Però, en lloc d’un registre en paper de documents, és millor tenir-ne un de electrònic. Per exemple, al programa "1C: Comptabilitat". Podeu descarregar-lo gratuïtament aquí: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Això us permetrà no només mantenir registres de tots els valors, sinó també realitzar diverses operacions amb ells: imprimir còpies addicionals, corregir errors, etc.
