Els documents que entren a l’organització estan subjectes a comptabilitat. Normalment el registre de cartes entrants és tasca de l’oficina, però en equips petits aquesta responsabilitat se sol assignar al secretari. El mètode de processament de la correspondència, com a regla general, es descriu detalladament a les instruccions internes per al treball d'oficina. En cas d’absència, en processar documents nous, heu d’adherir-vos a un determinat ordre d’accions.
Necessari
- - diari de registre de correspondència entrant;
- - segell "Carta entrant".
Instruccions
Pas 1
Accepteu i ordeneu la correspondència entrant. Cal obrir totes les cartes, excepte les que tinguin una marca especial, per exemple, "Personalment al gestor" o "Confidencial", etc. No us afanyeu a llençar el sobre, primer comproveu si l'adreça de retorn està indicada al text. El registre no requereix documents comptables (factures, factures), felicitacions, material publicitari.
Pas 2
Introduïu informació sobre les cartes rebudes al registre de correspondència entrant. Pot ser electrònic o tradicional (en paper). Quan empleneu formularis electrònics, seguiu les recomanacions dels desenvolupadors del programa. Els sistemes informàtics faciliten el treball d’oficina, ajuden a trobar ràpidament la informació que necessiteu. No obstant això, la unificació és important en ells, el compliment estricte de les regles per introduir informació, en cas contrari, el document es pot perdre a la base de dades.
Pas 3
Compreu un diari de bord tradicional a una impremta o organitzeu-lo vosaltres mateixos en un quadern A4. El principal requisit per a això és la facilitat de cerca, la claredat i la precisió del farciment. És convenient mantenir un diari en forma de taula amb les columnes següents: 1. Data de Registre. Penseu en la recepció de cartes el dia de recepció i, al vespre, envieu-les al gerent perquè les consideri, tret que l’organització hagi adoptat un procediment diferent; Matrícula. Aquest atribut de document consisteix en el número de l'expedient "Documents entrants" (segons la nomenclatura aprovada dels assumptes de l'organització) i el número de sèrie (des del començament de l'any natural) de la carta rebuda. Per exemple, "núm. 01-12-273", on 01-12 és el número de nomenclatura del cas, 273 és l'únic número de la lletra. Tota la correspondència rebuda es registra una vegada, independentment del nombre de còpies rebudes posteriorment, incloses les electròniques; 3. L'autor de la carta (organització, persona), per exemple, "Vstrecha LLC" o "Administració regional, cap adjunt V. S. Sidorov", etc. 4. El tema del document. Podeu omplir aquesta columna amb informació de l’encapçalament de la carta o formular breument la idea principal després de llegir-la. Escriviu de manera que més endavant pugueu recordar fàcilment quin document es tracta i explicar-ho als vostres companys. Per exemple, "Sobre la celebració d'un contracte de serveis de transport" o "Sobre la informació sobre l'impost sobre la renda abans del 12 de desembre de 2011", etc.; 5. Marmessor. Empleneu la casella després de rebre el visat del gerent. Introduïu el nom de la persona que prepararà la resposta. Tingueu en compte la data de venciment aquí. Ressalteu o ressalteu la data de resposta a la carta urgent. Notes. Aquí podeu fer notes sobre el compliment de la comanda del gerent, o bé indicar la presència d’adjunts importants a la carta, o bé marcar el nombre de còpies que els treballadors tenen al treball.
Pas 4
Completa la taula segons creguis convenient. Per exemple, per por de la seguretat dels documents, seleccioneu la casella per a la signatura del contractista en rebre la carta. Tot i això, no sobrecarregueu el diari i vosaltres mateixos amb entrades massa detallades. El document conté tota la informació necessària, els formularis de registre només ajuden a rastrejar l’etapa de treball del mateix.
Pas 5
Poseu un segell especial a totes les lletres, que indiqui el tipus de correspondència: "Entrant". La impressió ha d’estar a l’extrem inferior dret de la primera pàgina del document. Assegureu-vos que la impressió no se superposa al text. Introduïu el número de sèrie i la data de recepció a la línia d'impressió manualment.
