Els tràmits correctes són una part integral dels tràmits correctes. L'estat actual de la feina d'oficina és tal que, per dominar plenament totes les subtileses de la manipulació de documents, cal completar cursos especials, tenint en compte que els documents es divideixen en molts tipus diferents.
Instruccions
Pas 1
El treball d'oficina, per exemple, el departament de personal d'una empresa, pot diferir significativament de la comptabilitat i la gestió.
Per tant, cada departament de l'empresa té la seva pròpia facturació de documentació i, en conseqüència, el registre d'aquests documents es presenta amb regles especials de registre i comptabilitat.
Pas 2
El sistema comptable està dissenyat de manera que una part dels documents de l’empresa s’ha d’elaborar d’acord amb els GOST aprovats, i la part que es troba en lliure circulació s’elabora a criteri de la direcció de l’empresa.
Pas 3
Tots els documents rebuts per l’empresa es registren en un diari especial de correspondència entrant, s’assigna un número determinat (número de sèrie) al document, i després s’adreça a la direcció de l’empresa, que decideix la seva nova destinació. Si el document conté requisits específics, és de caràcter informatiu, s’envia amb visat de cap a una persona concreta, ja sigui per a la seva execució o per a informació. Si és necessària l'execució, el cap, en aprovar el document, té el dret de fixar un termini per a la seva execució, però no inferior al que estableix el document. El contractista rep el document i signa al diari de correspondència entrant per a la seva recepció.
Pas 4
Els documents de sortida també es registren en un diari especial de documents de sortida amb l’assignació d’un número de sèrie.
Pas 5
Com a regla general, tota la documentació es subdivideix en documents de circulació interna i documents de circulació externa, per tant, en producció, s’introdueixen dues revistes de registre per als documents entrants i dos per als documents sortints.
Pas 6
Aquest sistema de comptabilitat permet controlar el pas dels documents, tant fora de l’empresa com dins d’aquesta, així com comprovar-ne l’execució.
Pas 7
Els documents relacionats amb les activitats de l'empresa, per exemple, les comandes de personal i les ordres generals, es registren i es registren per separat. En general, moltes grans empreses practiquen un sistema de comptabilitat separada de documents relacionats amb departaments i serveis específics, especialment quan cada departament té una persona corresponent que participa en el treball d'oficina.
