La nomenclatura és una llista de tots els casos que formen l’arxiu i s’obren recentment en una organització concreta, incorporats al sistema. Ha d’indicar l’índex de la caixa, el nom, els termes establerts per al seu emmagatzematge.
Varietats de nomenclatura
En el treball d’oficina, hi ha tres tipus principals de nomenclatura: estàndard, aproximat i individual. La norma està establerta per la llei federal i serveix de model per elaborar la nomenclatura en organitzacions del mateix tipus. La nomenclatura aproximada no inclou un nombre estrictament normalitzat de casos. Conté una llista de casos recomanats per obrir-los amb els seus índexs. Els tipus de nomenclatura anteriors s’elaboren en organitzacions i institucions estatals i municipals. Empleats d’organitzacions privades sobre la base de documents legals, tipus d’informes, plans de treball, etc. s'està elaborant una llista de casos individualitzada. Inclou tot el volum dels casos formats de l'empresa.
El procediment per a la compilació de la nomenclatura
Cada any, sobre la base de l’antiga, s’elabora una nova nomenclatura de casos. A més, tots els documents estan subjectes a revisió. Un component important de la nomenclatura és la vida útil del cas. Sobre aquesta base, es distingeixen els casos d’emmagatzematge temporal, a llarg termini i permanent. El termini dels fitxers d’emmagatzematge temporal és inferior a deu anys, l’emmagatzematge a llarg termini és superior a deu anys. Pel que fa als documents amb un període d’emmagatzematge caducat, s’elabora un inventari que indica el número de sèrie del document, el nom, l’any de creació, el nombre de fulls i altra informació en els casos expressament previstos. Un cop elaborat l'inventari, aquests documents poden ser destruïts.
Estructuralment, la nomenclatura està representada per seccions, subseccions. No obstant això, aquesta divisió és típica de les organitzacions i institucions governamentals. En les organitzacions privades, aquesta divisió és condicional i posa de relleu les àrees principals de les seves activitats en lloc de reflectir la relació de poder i subordinació.
La taula de nomenclatura consta de cinc columnes: la primera conté l’índex de la caixa, la segona, el nom de la caixa, la tercera, el nombre de pàgines (indicat al final de l’any en curs), la quarta, el període d’emmagatzematge. establert per actes jurídics reguladors, el cinquè: notes sobre l'obertura del cas, inclusió a l'inventari amb finalitats de destrucció, etc.
El cas d'emmagatzematge permanent i de llarga durada inclòs en la nomenclatura no hauria de ser superior a dues-centes cinquanta pàgines. Si el nombre de pobles supera la norma, és aconsellable dividir el cas en dos o més.
La nomenclatura de casos compilada ha de ser acordada amb el departament d’arxius i signada pel cap de l’organització.
