A l'era d'un gran nombre d'aplicacions per fer llistes de tasques, molta gent encara prefereix la versió en paper d'aquestes llistes de tasques pendents, però, en general, s'enfronten a diversos problemes relacionats amb la correcta formulació de tasques.
Quan es fa una altra llista de coses per fer durant el dia, la gent s’enfronta a dos problemes. En el primer cas, descriuen la tasca molt breument, ometent fins i tot els detalls necessaris. En el segon cas, la descripció resulta innecessàriament detallada, plena de detalls, però l’essència mateixa de la tasca s’escapa. Llavors, com podeu trobar un equilibri entre la brevetat i el contingut informatiu eficaç?
El més senzill és construir l’encàrrec com si ho escrivíssiu no per a vosaltres mateixos, sinó per a algú que coneixeu. La descripció ha de ser raonablement breu i comprensible. A l’hora d’establir una tasca, estàvem completament posseïts pels pensaments relacionats amb aquesta tasca i, com a resultat d’una descripció massa detallada o massa breu, el significat ens resulta inaccessible; al cap i a la fi, oblidem gairebé tot el que vam pensar a la hora d’establir la tasca. Pensar en la delegació de tasques us permet resoldre aquest problema.
Comenceu a practicar la configuració correcta del problema ara. Imagineu-vos una tasca que haureu de realitzar demà i escriviu-la perquè algú altre entengui immediatament el que està en joc. L’enunciat del problema ha de ser clar, concís i incloure només detalls essencials, que són indispensables; es pot deixar de banda tota la resta. A més, una certa variabilitat de la tasca us permetrà no sentir-vos lligats a un marc rígid, que té un paper psicològic important.
