Quan reben missatges d’un soci comercial, molts intenten respondre a la sol·licitud rebuda el més ràpidament possible, per no fer esperar el soci. I això és correcte: en aquest cas, el temps sovint importa, cosa que és difícil de sobrevalorar. Però, sense pensar massa en la forma de la resposta, poca gent pensa que, en fer-ho, pugui suposar un cop per a la reputació de l’empresa.
Instruccions
Pas 1
Per començar, estudieu detingudament les preguntes exposades a la carta de la contrapart. Prepareu una resposta breu per a cada ítem, si n’hi ha més d’un. Ara procediu amb el disseny de la carta-resposta a la sol·licitud. Per fer-ho, agafeu el capçal de l’empresa, amb el logotip i les dades de l’empresa impreses. Si no existeix, escriviu manualment la capçalera de la carta, indicant-hi la informació necessària. Col·locar detalls en una carta és molt valuós per al vostre soci comercial. En oferir-los a cada missatge, l’estalvieu de la necessitat de buscar-los cada cop en un munt de papers o fitxers informàtics, així com de la necessitat de fer una sol·licitud de detalls per separat si vol contractar un nou contracte. o pagar una factura.
Pas 2
A l'extrem superior dret, escriviu els detalls del destinatari de la carta. Aquí indiqueu el nom de l'organització, la posició de l'autor de la sol·licitud i el seu nom complet. Per contra, a l'extrem esquerre, seleccioneu les línies del número de sortida, que s'assignaran al document en registrar-se, i la data. En aquest cas, el nom del document no està escrit. Comenceu immediatament dirigint-vos per nom i patrònim, després de la paraula "Benvolgut". A la part substantiva de la carta, les primeres paraules seran "En resposta a la vostra carta, us ho informem" (sol·licitud, demanda, etc.). A continuació, escriviu totes les respostes preparades punt per punt, seguint la numeració seqüencial que hi havia a la lletra original.
Pas 3
A la part final, expresseu la vostra sol·licitud, desig o requisits, recordant que heu de respectar un to respectuós, un estil d’escriptura empresarial i ser alfabetitzats. Acabeu la lletra amb les paraules "Atentament" i indiqueu el vostre nom i la vostra posició. A més, escriviu aquí el vostre número de telèfon per a la comunicació i el correu electrònic, si voleu rebre una carta de resposta o comentaris sobre el que es deia a la carta.
