La pràctica moderna de les relacions contractuals entre persones jurídiques demostra que la majoria dels contractes de dret civil entre ells contenen condicions per a la resolució obligatòria de conflictes previ al judici mitjançant la presentació de reclamacions.
El procediment de reclamació per resoldre conflictes consisteix a enviar una reclamació a la contrapart amb una indicació del termini per a la seva consideració. En el termini especificat, l’altra part del contracte ha d’enviar a l’autor de la reclamació una resposta motivada, que pot ser positiva o negativa.
En cas de desacord amb els requisits establerts a la reclamació, haureu de justificar la vostra negativa a satisfer-los.
La resposta a la reclamació s’adreça a la persona que la va signar, normalment és el cap de l’organització, per la qual cosa és millor iniciar la reclamació amb una apel·lació oficial dirigida a ell, per exemple, "Benvolgut Ivan Ivanovich!"
Al text de la resposta, heu de fer referència a la reclamació en si, al seu número, data, i indiqueu breument la seva essència, de manera que quedi immediatament clar què està en joc. Per exemple, "Basat en els resultats de la consideració de la reclamació per a la recaptació d'interessos per l'ús de fons d'altres persones per import de 50.000 rubles. de data 26.12.2013, ref. Núm. 575657 a causa del retard en el pagament en virtut del contracte d’arrendament de 12 d’agost de 2013 núm. 565665, us informo que aquesta reclamació està sotmesa a denegació pels motius següents."
El següent és el motiu de la negativa. Aquests motius poden ser, per exemple, la violació dels termes del contracte per part de l'autor de la reclamació: "Segons la secció 1 del contracte, el lloguer es paga sobre la base d'un conjunt complet de documents primaris (certificat de finalització, factura), que proporciona l’arrendador com a màxim el cinquè (cinquè) dia del mes següent a la declaració. Tanmateix, els vostres documents de pagament els heu enviat incomplint el període especificat, en relació amb el qual la acumulació d'interessos per a l'ús de fons d'altres persones en aquest cas és il·legal ".
La resposta a la demanda està signada per una persona autoritzada amb el poder apropiat adjunt.
