La correspondència empresarial té característiques que la distingeixen dels missatges privats. L’estil oficial de comunicació, l’adreçament per nom i patronímic, l’adhesió a les regles d’ortografia i puntuació són la base d’una carta comercial correcta.
Instruccions
Pas 1
És millor començar la lletra amb les paraules "Benvolgut (s) …". Si heu de posar-vos en contacte amb una persona que tingui un rang superior, assegureu-vos de fer-ho pel seu nom i patrònim. Per comunicar-vos fàcilment a la vida, heu de mantenir un to oficial en la correspondència empresarial. Si de sobte les cartes arriben al conseller delegat, se sentirà desagradablement sorprès en veure una salutació com "Ei, germà".
Pas 2
Quan us adreceu a una persona, escriviu amb majúscula: vosaltres, vosaltres, vosaltres, vosaltres, etc. Les referències múltiples sempre són minúscules.
Pas 3
El to de la carta ha de ser seriós i discret. No aprofundiu en una descripció detallada dels fluxos de treball, escriviu-ho al punt. No li prengueu un temps preciós a l’interlocutor tot explicant els detalls que no necessita.
Pas 4
Utilitzeu tipus de lletra estàndard i negre quan escriviu. El text de color arc de Sant Martí no és fàcil de llegir. Si voleu ressaltar alguna frase, escriviu-hi davant "Us crido l'atenció que …".
Pas 5
No utilitzeu emoticones. Només són rellevants en la correspondència amistosa. Per a ella, és millor deixar un to divertit i expressions d’argot ("sabó" - correu electrònic, "programador" - un programador, etc.)
Pas 6
Comenceu la vostra carta indicant l’essència del problema. Només llavors feu totes les vostres preguntes.
Pas 7
Intenteu encaixar en un full A4 1/3 amb una dotzena font. Les lletres voluminoses són difícils de llegir. Sovint no es llegeixen fins al final o s’ometen paràgrafs sencers. Si necessiteu escriure sobre moltes coses, divideix la informació en diversos missatges.
Pas 8
Millor final per a una carta comercial "Salutacions cordials, nom i cognoms". Si us comuniqueu per correu electrònic, assegureu-vos d’escriure una signatura que acompanyarà totes les cartes. Hi hauria d'haver:
- cognom, nom, si cal - patronímic;
- posició;
- Nom de la companyia;
- l'adreça;
- telèfon;
- informació addicional: eslògan, desig, etc., si la proporciona l'estil corporatiu.
Pas 9
Comproveu la puntuació i l’ortografia. Si no esteu segur de les comes, construïu la frase de manera diferent o dividiu-la en dues. És millor substituir una paraula sospitosa per un sinònim.
