El document i els seus annexos es consideren un document únic. Els annexos als quals es fa referència al text del document en formen part integral.
Té sentit emetre un apèndix a un contracte o a un altre document (reglament, ordre) quan:
- El document adjunt és massa voluminós i no és adequat incloure-hi totes les condicions. Per exemple, la documentació tècnica es pot emetre com a sol·licitud.
- S’estipula un llarg termini de validesa del document. El seu contingut es pot aclarir mitjançant el disseny d’annexos. En celebrar un contracte de subministrament a llarg termini, les dates específiques de lliurament, l'assortiment, la quantitat, el cost i l'ordre de lliurament de la mercaderia poden canviar. Les condicions específiques de cada lliurament s’especificaran a les especificacions. En cas de conflicte entre aplicacions, s'aplicarà amb una data posterior de signatura.
Tingueu en compte els punts següents a l'hora de dissenyar l'aplicació.
Instruccions
Pas 1
Tots els fitxers adjunts s’han d’indicar al document.
Pas 2
Al propi apèndix, indiqueu: Apèndix núm., Indiqueu el seu número de sèrie, la data de la conclusió i el document a què es tracta un apèndix.
Pas 3
La relació entre la sol·licitud i el document principal la proporciona el mateix nom de les parts.
Pas 4
Tots els annexos a l'acord han de contenir signatures de persones autoritzades i segells.
Pas 5
Reserveu el document i els fitxers adjunts, numereu les pàgines i indiqueu-ne el número.
