La reunió és un atribut tradicional de qualsevol procés de gestió. La importància, la naturalesa, el nivell tècnic i la durada d'aquesta reunió de negocis poden variar en funció dels objectius i les condicions específics de la reunió. Al mateix temps, aquest esdeveniment té dues característiques distintives principals: a la reunió es discuteix un o altre problema o tasca i el resultat ha de ser una decisió determinada. Una reunió amb èxit requereix una organització clara.
Instruccions
Pas 1
Abans de convocar una reunió i convidar-hi un grup específic de participants, formula el propòsit de la reunió. Aclareu-vos vosaltres mateixos: amb quina decisió hauria d’acabar. El resultat pot ser l’aprovació d’un pla de treball durant un període determinat, l’elaboració d’un esborrany d’una comanda real, l’elaboració d’un calendari de xarxa, etc.
Pas 2
Si es resol un problema en una reunió, el propòsit d’una reunió de negocis requerirà respondre a les preguntes: per què, per què i com. Hi ha una regla immutable: abans de posar-vos d’acord, heu d’estar d’acord sobre què es parlarà. Pot ser que els participants de la reunió amb autoritat es trobin pensant que el problema declarat no existeix. Reunions especials: per generar (desenvolupar) idees. Poden adoptar la forma de l'anomenat "pluja d'idees". L’establiment d’aquest procediment necessita un de creatiu no estàndard.
Pas 3
Una etapa important en la preparació de la reunió és la formulació de l’agenda. Una reunió pot ser inútil i improductiva si els seus components informatius i problemàtics no funcionen. Per tant, penseu clarament en la configuració del tema de la conversa. Compareu: "La qüestió de l'augment de les vendes del producte A a la xarxa de venda al detall" i "Acord sobre accions per augmentar les vendes del producte A a la xarxa de venda al detall". En el primer cas, la discussió es pot convertir en informes banals, en el segon - en la solució de problemes dolorosos.
Pas 4
La ubicació de la reunió també és important. Hi ha una observació psicològica correcta: si la discussió es fa al càrrec d’un líder, la seva visió de resoldre un problema concret pot ser, òbviament, dominant i més preferible. Qualsevol altra sala (sala de conferències, sala àmplia) pot ser la millor opció. Recordeu: la zona de comunicació còmoda és a aproximadament un metre de distància. Sempre que sigui possible, tingueu present això a l’hora de col·locar les cadires. Les taules rodones o ovals són bones per a reunions. Una retirada pot ser encara més adequada en situacions específiques, però és una opció molt costosa.
Pas 5
Planifiqueu el temps de la vostra reunió amb cura. És irracional designar-lo abans de l’hora de dinar o al final de la jornada laboral. És preferible l’hora del matí. Si teniu previst una reunió llarga, feu pauses o pauses per prendre un cafè (5-10 minuts cada hora). Si heu de celebrar una reunió informativa, és possible una opció sense una reunió clàssica, és a dir, sense cadires.
Pas 6
Disciplina els empleats de l’organització i esdevé part de la cultura corporativa un calendari clar de reunions: es recomana celebrar-los un dia regular de la setmana i a una hora determinada (per exemple, el divendres al matí).
Pas 7
Les reunions serioses sovint requereixen claredat: demostració de taules, diagrames, visualització de materials de vídeo. És desitjable tenir una pissarra, un rotafoli, una pantalla per a aquestes necessitats.
