Les reunions de negocis, reunions i conferències s’han de preparar i celebrar amb cura segons el previst, amb un acord previ sobre la data, el lloc i l’hora. Si es cancel·la o s’ajorna una reunió, s’ha de notificar a tots els socis amb antelació enviant un missatge escrit o oral.
Necessari
notificació escrita o oral
Instruccions
Pas 1
A la reunió, es discuteixen o planifiquen els problemes actuals de l’empresa o es resolen problemes d’emergència amb els socis. Planifiqueu qualsevol reunió amb antelació. Si heu concertat una cita amb els principals especialistes o caps de divisions estructurals i teniu previst celebrar la reunió a l’empresa, informeu el secretari o el secretari sobre la cancel·lació o l’ajornament de la reunió. Tots els empleats responsables seran avisats per porter automàtic. No cal explicar el motiu i demanar disculpes.
Pas 2
Si heu acordat celebrar un esdeveniment amb els socis i els heu notificat per endavant, heu d'informar prèviament sobre la cancel·lació de la reunió en forma oral o escrita senzilla.
Pas 3
Està obligat a informar els socis del motiu de la cancel·lació de la reunió programada, informar la nova data, lloc i hora de la reunió i disculpar-se sincerament.
Pas 4
Els socis comercials d’una altra ciutat o regió han de rebre un avís sobre l’ajornament o la cancel·lació de la reunió abans que tinguin temps de volar o sortir a la reunió.
Pas 5
Si els vostres socis no poden assistir a una reunió programada, us ho hauran de notificar de forma oral o escrita senzilla, indicar la data en què es trobaran còmodes, demanar disculpes sinceres i proporcionar un motiu per cancel·lar la reunió.
Pas 6
Prepareu-vos bé per a la vostra nova reunió. Cancel·leu tots els viatges de negocis, cites, planifiqueu el temps perquè l'incident no torni a passar. Si posposes els esdeveniments importants de manera sistemàtica, no compleixes els termes de l’acord, els socis poden considerar-te una persona totalment irresponsable i tenir el dret a pensar sobre la conveniència d’una cooperació comercial addicional amb la teva empresa.
Pas 7
Tractar qualsevol reunió, reunió o reunió amb tota la responsabilitat. Refusar celebrar reunions a temps només si és absolutament necessari.
