Els planificadors, les reunions i les reunions són una part integral del flux de treball. La seva tasca principal és analitzar col·lectivament qualsevol situació de servei. Els participants a les reunions de treball poden i han de parlar activament, discutir detalls i proposar solucions als problemes. Perquè una reunió sigui efectiva, l’amfitrió ha de complir determinades regles.
Necessari
- - agenda;
- - les normes de la reunió;
- - protocol de la reunió.
Instruccions
Pas 1
Coneix els signes clau d’una reunió eficaç. N’hi ha pocs: 1. La reunió té un propòsit específic; 2. L’organitzador ha realitzat tot el treball preparatori necessari; 3. A la reunió només assisteixen els treballadors interessats que estan directament relacionats amb els temes tractats; 4. La discussió no s’aparta del tema principal; 5. Com a resultat de la reunió, es van determinar plans immediats i es van donar instruccions específiques als empleats, que haurien de ser supervisats personalment pel gerent, especialment si l'organització encara no ha format un mecanisme per celebrar reunions efectives.
Pas 2
Formuleu el tema principal de la reunió. Ha de ser rellevant i comprensible per als empleats. És molt important que la reunió de treball tingui un objectiu específic: desenvolupar un pla d’esdeveniments, aprovar una decisió, plantejar una idea, etc. Per exemple, no hauríeu de parlar de la crisi econòmica mundial si la vostra agència publicitària ha tingut menys clients. En aquest cas, la reunió s’hauria de dedicar a ampliar la gamma de serveis i canviar el sistema de descomptes.
Pas 3
Prepareu una agenda detallada de la reunió. Indiqueu-hi el tema principal, les preguntes que es volen debatre, els noms dels ponents, la composició dels convidats, la data, l'hora i el lloc de l'esdeveniment. Cada tema de l’ordre del dia hauria de detallar el tema principal de la reunió i reflectir-ne algun aspecte. Les preguntes es poden agrupar segons el principi "de simple a complex" o bé en un ordre analític - "la situació actual - els seus orígens - possibles solucions".
Pas 4
Adjunteu la cronologia de la reunió a l’agenda. En ella, fixeu el temps per als ponents principals, per obtenir informació dels co-ponents, per aclarir preguntes i per debatre. Elaboreu horaris fins i tot per a petites reunions de servei. Això us ensenyarà a vosaltres i als vostres empleats a valorar el temps de treball, complir els terminis i expressar els vostres pensaments amb claredat i fins al punt.
Pas 5
Familiaritzeu els empleats amb l’agenda per endavant. Envieu-lo per correu electrònic corporatiu o repartiu-lo a tothom que convideu a la reunió. Demaneu a tothom que es prepari per al debat. Emfatitzeu el que espereu de cada participant de la proposta dins de la seva competència.
Pas 6
Comenceu la reunió amb la vostra pròpia xerrada breu. En un termini de 3-5 minuts, expliqueu el motiu que us va motivar a organitzar aquesta reunió i el resultat que voleu obtenir. A continuació, familiaritzeu els participants amb l'agenda i el calendari de treball.
Pas 7
Dirigeix la discussió. Mantingueu un debat amable però constructiu. Animeu a cada participant a expressar la seva opinió, poseu-vos en contacte amb els "silenciosos" amb preguntes personals que requereixin una resposta detallada. Tacticament però fermament intenta desviar la conversa del tema principal. Resumeix els subtotals de cada pregunta.
Pas 8
Al final de la reunió, torneu a expressar les decisions i instruccions donades als empleats. Assegureu-vos que tots els participants entenguin les seves tasques i recordin els seus terminis. Registre punts importants del protocol. Envieu-ne una còpia als especialistes responsables de l’execució de les comandes, així com als empleats implicats en la implementació de les decisions preses.
