L’art de ser líder no consisteix en escriure comandes, sinó en motivar hàbilment el personal de l’organització, formar un equip de persones afins, resoldre ràpidament els problemes a què s’enfronta l’empresa i respondre als canvis del mercat. Totes aquestes tasques es poden resoldre si les reunions s’organitzen correctament.
Instruccions
Pas 1
Notifiqueu al personal l’hora i el lloc de la reunió si no és habitual. Envieu el vostre butlletí per correu electrònic amb uns dies d’antelació perquè l’equip no sorprengui. A la carta, informeu els empleats sobre el tema per no provocar rumors i especulacions que es puguin desenvolupar fins a l'absurd.
Pas 2
Demaneu al personal que prepari el material que esteu a punt de discutir i que requereixi decisions col·lectives. Per endavant, desenvolupeu i envieu als vostres empleats un formulari d’informe estructurat, que permetrà no difondre en la discussió, sinó passar a números i càlculs. A més, l’informe estàndard us permetrà comparar els resultats de diferents departaments i serà una font addicional de motivació.
Pas 3
Assegureu-vos que els convidats hi siguin presents i resumiu el punt. Si algun dels empleats arriba tard, comenceu sense ell, no feu que els que valoren el seu temps i el vostre temps esperin un retard.
Pas 4
Deixeu que tothom parli sobre el tema de la reunió. Si la reunió del personal tracta d'informes o actuacions, doneu la paraula a un representant de cada departament, però no deixeu que la reunió es converteixi en narracions avorrides. Interrompre l'orador amb cura i tacte i utilitza preguntes per guiar-lo en la direcció correcta. Tampoc no permeteu que sorgeixin conflictes quan les reunions es converteixen en una manera de resoldre problemes entre diferents departaments, per exemple, la comptabilitat i el departament de vendes, per resoldre problemes personals amb cada empleat per separat. Quan tothom hagi expressat el seu punt de vista sobre un tema concret, tanqueu el tema i passeu al següent punt de l’ordre del dia de la reunió.
Pas 5
Utilitzeu la regla de la pastanaga i el pal. Lloeu els representants del departament el rendiment dels quals superés les vostres expectatives, increpant amb cura aquells que no compleixen els objectius establerts al pla. Aquestes reunions seran un bon incentiu per a una millor feina i resolució de problemes. Si a la tasca d’un departament hi ha una “subestimació” sistemàtica, convideu l’equip a debatre sobre aquest problema i prendre decisions contra la crisi conjuntament. No us deixeu parlar públicament amb duresa contra els empleats individuals, no humileu el personal.
Pas 6
Resumeix els resultats de la reunió, torna a especificar quines decisions es van prendre, quins plans es van establir. Cadascun dels presents ha d’entendre quines accions i resultats s’esperen d’ell i en quin termini de temps ho ha de completar. A la propera reunió, controleu el procés per complir les ordres i resoldre les tasques assignades.
