Si heu d’organitzar i dirigir una reunió de negocis, recordeu: l’èxit de l’esdeveniment depèn en gran mesura de la preparació de la qualitat. No oblideu cap detall i la vostra reunió serà de primer nivell.
Instruccions
Pas 1
Configureu una data per a la reunió de negocis. Notifiqueu-ho a tots els participants amb antelació. Depenent del format de l'esdeveniment i amb qui tingueu una reunió de negocis, pot ser una invitació oral, un telèfon, un correu electrònic o una carta comercial. Es recomana enviar una agenda a tothom, amb qüestions designades per al debat, ponents principals, estatuts i materials de referència. Si els participants estan més preparats, la discussió sobre qüestions empresarials serà més eficaç.
Pas 2
Penseu en la ubicació més convenient per a la vostra reunió de negocis. Un espai adequat pot ser una sala de conferències pròpia o una sala de reunions. Val la pena assegurar-vos que cap dels vostres companys no sol·licita una altra reunió al mateix temps. Una sala de conferències de lloguer és també una opció assequible i bastant convenient. Aquest servei l’ofereixen hotels i hotels, centres de negocis, institucions educatives.
Pas 3
De vegades, es realitzen reunions de negocis a cafès o restaurants. Aquesta opció és adequada quan el nombre de participants és reduït. Si voleu combinar negociacions amb dinars o esmorzars o sopar de negocis, heu de reservar taula amb antelació. El lloc no ha de ser sorollós, en cas contrari serà difícil discutir qüestions comercials. Tampoc és desitjable triar opcions extravagants i exòtiques, és possible que els vostres gustos no coincideixin amb les preferències d'altres participants. Per tant, és millor optar per un establiment clàssic o assegurar-se que els seus socis comparteixin plenament les vostres passions.
Pas 4
Prepareu i proveu el maquinari. Equip de projecció, micròfon, telèfon i vídeo: ajusteu i configureu tot per endavant. Les tècniques solen trencar-se i tancar-se en el moment més inoportú.
Pas 5
Calculeu si hi ha prou cadires per a tots els participants. Assegureu-vos que l’habitació no estigui massa tapada ni massa freda. No us oblideu dels materials per escriure: heu de proporcionar a tots un bolígraf i paper. Escampeu el fulletó. Feu i col·loqueu plaques amb els noms dels participants, si cal.
Pas 6
Si la reunió és llarga, és possible que necessiteu una pausa per al cafè o per dinar. En qualsevol cas, cuidar l’aigua: una bona opció és una ampolla d’aigua i un got al costat de cada participant.
