Una reunió d’equip pot ser una manera eficaç d’analitzar diverses situacions laborals, incloses les situacions de conflicte. Discuteix públicament qüestions controvertides i pren decisions que són vinculants per a cada empleat. La reunió col·lectiva hauria d’anar precedida de molta feina preparatòria.
Instruccions
Pas 1
Formuleu el tema principal de la reunió. Com a regla general, es fa una reunió col·lectiva sobre un tema d’actualitat. Això pot ser, per exemple, una anàlisi del treball de l'organització durant l'any o la transició a una jornada laboral reduïda.
Pas 2
Penseu en la vostra agenda. Els seus punts seran qüestions específiques que cal discutir. N’hi hauria d’haver almenys dos i no més de cinc. Classifiqueu les preguntes per ordre d’importància decreixent. Si el tema de la reunió és bastant ampli, poseu "Diversos" com a últim punt de l'ordre del dia. Aquí podeu desviar-vos una mica del tema principal i discutir petits problemes que preocupen l'equip en aquest moment.
Pas 3
Prepareu altaveus. Un empleat competent, l’opinió del qual es considera autoritari en l’equip, hauria de parlar sobre cada tema de l’ordre del dia de la reunió. Aviseu-lo sobre el proper informe amb 1-2 setmanes d’antelació perquè la persona pugui pensar tranquil·lament el seu missatge. 2-3 dies abans de la reunió, parleu amb cada ponent, assegureu-vos que el text del seu discurs estigui a punt i que correspongui al tema indicat.
Pas 4
Prepareu la sala de reunions. És bo si la vostra organització té una sala d’actes o una altra sala de reunions. En cas contrari, utilitzeu la sala més gran possible. El dia de la reunió, haurà d’haver instal·lat prou cadires i un projector, ordinador i micròfon connectats i configurats, si n’hi ha. També podeu concertar amb antelació carpetes especials per a cada participant de la reunió amb documents que es tractaran.
Pas 5
Notifiqueu a tots els empleats la data, hora i lloc de la reunió. Utilitzeu un dels mètodes tradicionals: publicar informació en un tauler d’anuncis, enviar un correu electrònic, trucar als caps de les divisions estructurals, parlar personalment amb cada empleat. La vostra elecció dependrà de la tradició de l’empresa i del nombre d’empleats.
Pas 6
Inscriviu els assistents abans de començar la reunió. Més endavant adjuntareu aquesta llista al protocol. Assegureu-vos d’iniciar la reunió a l’hora prevista i anunciada per als empleats. No espereu els que arriben tard, demostreu la importància i la serietat de l’esdeveniment.
Pas 7
Anuncieu el tema principal de la reunió i els temes que s’hi tractaran. Demaneu a l’equip que triï un president i un secretari per a la reunió. Com a regla general, el cap de l'organització o el seu adjunt són elegits com a president i el secretari o el secretari o secretari. El president dirigirà la reunió, mantindrà l'ordre i seguirà les regles. Les funcions del secretari inclouen mantenir un protocol detallat: registrar els discursos dels ponents, preguntes a ells, debats i propostes.
Pas 8
Seguiu la línia de temps de parla establerta; en cas contrari, la reunió corre el risc de prolongar-se fins a mitjanit i mai de prendre decisions. Com a regla general, els ponents principals tenen a la seva disposició entre 15 i 20 minuts, però no més de 30. Els ponents sobre qüestions secundàries haurien d’estar dins de 10 a 15 minuts. El discurs d'un participant per part del públic es limita a 2-3 minuts. Podeu respondre a una pregunta no més de 5 minuts. Si se supera el temps, recordeu fermament les regles.
Pas 9
Un cop resolta l’agenda de la reunió i tothom hagi fet un discurs, feu un resum breu de la reunió. Si s'han pres decisions importants, el seu esborrany s'hauria de llegir en veu alta a tots els presents.
Pas 10
En el termini de dos dies després de la reunió, heu de preparar la versió final de l’acta i les decisions preses. L'acta ha de ser acordada i signada pel president de la reunió. Porteu les decisions i els terminis per a la seva implementació a l’atenció de tots els empleats que les han d’implementar.
