Si decidiu fer una concentració en condicions de camp (bosc, fogueres, tendes de campanya), per a la seva organització no és suficient l'elecció d'un lloc i el desenvolupament i organització d'un programa esportiu i d'entreteniment. Per garantir la "legalitat" de l'esdeveniment, així com la seguretat dels participants, caldrà molta feina.
Instruccions
Pas 1
El primer que cal és obtenir el suport de l’administració del municipi al territori del qual es celebra la reunió. Escriviu una carta oficial al cap d’administració i demaneu suport organitzatiu. Adjunteu a la carta el Reglament de la reunió.
Pas 2
El següent pas és obtenir un "visat" del sector forestal. Aquí també necessitareu una carta oficial en què cal establir les mesures previstes de seguretat ambiental i contra incendis (excavació en focs, prohibició de talar arbres vius, netejar la clariana i retirar les escombraries després de l’esdeveniment). No oblideu esmentar que la reunió se celebra "amb el suport de l'administració". Es recomana visitar el lloc de la reunió juntament amb un representant forestal i marcar els arbres permesos per tallar. Potser el sector forestal requerirà el permís del cos de bombers o, almenys, ho notificarà sobre la reunió.
Pas 3
Parleu amb l'administració del districte sobre com s'organitzarà la seguretat: o bé hi haurà un representant de la policia a la compensació o bé haureu de tenir un telèfon per trucar a "l'equip de resposta ràpida" (pot ser necessari, per exemple, en el cas d’una visita de joves agressius del poble més proper) …
Pas 4
Hi ha d’haver un metge a la clariana que pugui proporcionar a la víctima els primers auxilis o decidir evacuar a l’hospital més proper (s’ha d’aclarir la seva ubicació amb antelació). La tasca dels organitzadors és proporcionar-li tots els medicaments necessaris. Per descomptat, cal preveure la presència d’un cotxe que es pugui utilitzar per a hospitalització d’urgència.
Pas 5
Els organitzadors també han de tenir cura del mínim nivell de confort per als participants. El més important és beure aigua. Si no hi ha cap font a prop de la clariana, caldrà organitzar el lliurament d’aigua a la clariana. Les opcions poden ser diferents: un acord amb Vodokanal sobre el lliurament d’un barril d’aigua; compra d’aigua embotellada; vols periòdics amb llaunes fins a l’assentament més proper: a un pou o a una columna. Quan es calcula la quantitat d'aigua necessària, es pot procedir a la taxa de consum, que és d'aproximadament 2,5 litres per persona i dia. Si no hi ha riu a prop de la clariana, l’aigua de la qual es pot utilitzar per rentar i rentar plats, aquesta xifra s’ha de duplicar almenys.
Pas 6
Si més de 200 persones participaran a la concentració, és necessari llogar armaris secs o construir de manera independent una estructura com "rasa, taulons, cinc estaques, polietilè opac o material de sostre" i proveir-se de desinfectants. El càlcul del nombre requerit de "seients" es fa segons la fórmula "un vàter per cada 100 persones", mentre que amb un nombre igual de dones i homes, el nombre de seients de "dames" hauria de ser d'un a mig i dos vegades més que els homes.
Pas 7
No oblideu informar els participants de la reunió sobre les normes de conducta al prat. "Gentleman's set" de recomanacions: endureu-vos les escombraries (les bosses d'escombraries es poden comprar de manera centralitzada i distribuir-les als participants); cavar foc abans d’encendre i no deixar el foc sense vigilància; picar només fusta morta; a les zones transmeses per paparres: inspeccioneu sistemàticament la roba i les zones exposades del cos; en cas de lesions o molèsties, consulteu un metge.
