Segons la legislació vigent, totes les transaccions comercials realitzades per l'organització s'han de formalitzar amb documents acreditatius. Un d’ells és la lletra. És un document d’informació estricte emplenat d’acord amb les normes establertes.
Instruccions
Pas 1
Emetre una carta de port en cas de transport de mercaderies per carretera. En aquest cas, la lletra servirà com a document d'acompanyament, sobre la base del qual es realitzarà l'acceptació de valors materials. Sense ella, és impossible cancel·lar legalment la mercaderia al remitent i publicar-la al destinatari.
Pas 2
Si parlem del transport de mercaderies homogènies d’un expedidor a l’adreça del mateix destinatari, emetre una factura de tota la càrrega que s’enviarà durant el torn de treball. En aquest cas, la inscripció de cada viatge es fa amb un cupó especial separat.
Pas 3
Prepareu un coneixement en quatre exemplars. El primer queda amb el remitent de la càrrega i està destinat a anul·lar els valors materials. Entregueu les tres còpies restants al conductor, després de confirmar-les amb les signatures dels responsables i el segell del remitent. Un d’ells l’ha de lliurar el conductor al destinatari de la càrrega, el tercer i el quart exemplars els rep el propietari del vehicle.
Pas 4
Comenceu la vostra lletra emplenant les dades del destinatari i del remitent, incloses les adreces i els números de contacte. Introduïu les dades de facturació del pagador.
Pas 5
Executeu la secció de producte del document. Indiqueu-hi la quantitat de mercaderies, el seu preu, el nom del producte. Assegureu-vos de reflectir l’estat de l’embalatge en el moment de l’enviament. Introduïu el pes de la càrrega. Indiqueu també el número del poder i la data de la seva emissió a la persona que va acceptar la mercaderia (conductor, transitari). Si cal, adjunteu al document un certificat de conformitat o un passaport de producte.
Pas 6
Completeu la secció de transport de la lletra. Introduïu les dades del conductor que realitza el transport. Introduïu les adreces dels punts de càrrega i descàrrega. Reflexioneu en aquesta part també informació sobre la naturalesa de la càrrega i el nombre de places.
Pas 7
Verifiqueu la factura amb el cap de l'organització i el comptable en cap. Col·loqueu el segell de l'expedidor a cada còpia. No es proporcionen instruccions més detallades per emplenar la carta de port amb els documents reglamentaris.
