Tots els documents de l’organització s’han d’emmagatzemar adequadament. Un sistema clar us permet trobar instantàniament el tros de paper adequat. Alguns tipus de documents tenen les seves pròpies regles d’emmagatzematge, per exemple, per a comandes.
Necessari
carpetes, caixes, paper, ordinador
Instruccions
Pas 1
Creeu un registre de comandes on es registraran totes les comandes de l'organització. La revista ha d'estar necessàriament lligada i numerada, cosa que exclou les postscripts o la supressió de pàgines.
Pas 2
El diari ha de contenir determinades columnes. El contingut aproximat de les columnes pot ser el següent: una columna on s’indica el número de l’entrada per ordre, la columna amb la data de la comanda, la columna amb un resum de la comanda, la columna amb el número de la comanda, la columna on l’empleat deixa empremta en la familiarització amb aquesta comanda. A més, es pot afegir una columna que indica la ubicació de la comanda (carpetes o caixa).
Pas 3
Totes les comandes s’han de classificar en carpetes: ordres d’admissió i acomiadament dels empleats (ordres de personal), ordres que reflecteixen els incentius dels empleats, enviament en viatges de negocis i vacances, comandes que reflecteixin les principals activitats de l’organització. Si les comandes tenen períodes de conservació excel·lents, es creen carpetes separades per a elles.
Pas 4
El sistema d'emmagatzematge de comandes ha de ser clar, sistematitzat i garantir la continuïtat dels números assignats a les comandes. Això és especialment cert quan es retira la comanda per treballar. Es recomana fer una fotocòpia de la comanda confiscada per evitar confusions.
Pas 5
Totes les comandes s’han d’imprimir al capçal de l’organització. En aquest cas, no es requereix el segell de la comanda. Si la comanda s’imprimeix en un full de paper normal, el segell de l’organització hi haurà de figurar.
Pas 6
Si l'empresa ha adoptat un sistema electrònic per emmagatzemar comandes, ha de ser uniforme a tota l'organització. Els empleats que tinguin dret a posar la seva signatura en aquests documents han de tenir accés a comandes electròniques. En aquest cas, és molt convenient utilitzar EDS (signatura digital electrònica). Es recomana imprimir el registre de comandes en qualsevol cas.
