Una proposta comercial és una eina important i eficaç en la feina de qualsevol gerent o venedor. A l’hora de compilar-lo, és important observar una estructura clara i tenir en compte els requisits típics per al disseny d’aquest document.
Una proposta de vendes per escrit és una part integral del dia a dia de qualsevol gerent o venedor. Aquests documents, per regla general, s’elaboren per a aquells clients que ja han manifestat el seu interès en la compra d’un determinat producte o servei i que volen rebre més informació sobre el producte que es ven. Una proposta correctament redactada ajudarà a augmentar significativament l’eficiència de les activitats comercials, mentre que els errors típics d’escriptura poden reduir significativament el nombre de clients i socis potencials. La raó d’aquest fenomen rau en la dificultat d’influir en un comprador potencial, un client, sense contacte personal amb ell.
Estructura de l’oferta comercial
En l’estructura de la proposta comercial s’han de distingir els elements constitutius següents:
1) encapçalament, logotip de l'empresa: capçalera, que es col·loca a la part superior de cada pàgina del document;
2) números de registre i part de l'adreça: en aquest bloc s'indica la data i el número de sortida de la proposta, s'indica el seu remitent i el seu destinatari;
3) apel·lació i esment del motiu: aquesta part estructural implica una apel·lació respectuosa als possibles socis, un recordatori de contactes passats o negociacions sobre la compra de béns, la comanda de serveis;
4) una breu descripció de les necessitats del client (basada en contactes previs amb ell), justificació de la seva necessitat de comprar un producte;
5) les pròpies propostes, presentades breument, clarament, en un estil empresarial (si es requereixen explicacions detallades, es fan enllaços a les sol·licituds);
6) una llista de documents adjunts, que poden proporcionar explicacions detallades, especificacions, càlculs;
7) l'import de les despeses del client amb una descripció dels seus beneficis esperats i el període durant el qual l'oferta és vàlida;
8) una breu descripció dels avantatges de l'empresa venedora i el nomenament de la data del següent contacte;
9) detalls finals: data i signatura.
Característiques del disseny de la proposta
El client queda impressionat no només pel contingut de l’oferta, sinó també pel seu disseny. Es recomana dividir el text en paràgrafs curts i mitjans, utilitzar la justificació i numerar pàgines si hi ha més d'una pàgina. Per escriure, és millor utilitzar un tipus de lletra de mida estàndard, no feu ús excessiu de l’èmfasi, cursiva, ja que això complica la percepció. Si hi ha diverses pàgines a la proposta, es recomana distribuir el text de manera uniforme.
