Per assegurar-vos que la vostra proposta comercial no aparegui a la cistella entre desenes d’altres, seguiu les regles simples a l’hora d’escriure-la i s’assolirà l’objectiu principal d’aquesta carta comercial, és a dir, la celebració d’un contracte.
Instruccions
Pas 1
Analitzeu quines necessitats d'un client potencial us ajudarà a resoldre la vostra proposta. No té sentit informar un saló de bellesa sobre els serveis de transport de càrrega de grans dimensions. Estudieu el client des de dins, poseu-vos al seu lloc i penseu en què li pot interessar exactament. Quan entengueu a què s'enfronta diàriament l'organització o la persona, comenceu la vostra carta responent a preguntes sobre com resoldre aquests problemes.
Pas 2
Penseu en tots els avantatges que rebrà un client potencial si s'aprofita de la vostra oferta. Per descomptat, no hauríeu d’incloure tres pàgines de dubtosos avantatges al text de la carta, però encara val la pena parlar amb detall dels 5-7 avantatges de la vostra proposta. Comenceu des de la indústria en què treballa el destinatari, quina és la situació del mercat i la posició en la indústria. Posa exemples i càlculs il·lustratius. Destaqueu que només oferiu aquestes condicions i que els competidors no poden competir amb vosaltres.
Pas 3
Escriu una oferta personalitzada. Per fer-ho, esbrineu el nom de la persona que pren la decisió de concloure el contracte, la seva posició i indiqueu-ho a la capçalera de la carta. També es fomenta l’ús de les apel·lacions per nom i patronímic. Això augmentarà la probabilitat que la carta no s'enviï a correu brossa, com tots els missatges que comencen amb les paraules "Benvolguts senyors". El client entendrà que no és un dels centenars de destinataris de la llista de correu, però l’oferta està pensada especialment per a ell. A l'era dels ordinadors, la personalització dels missatges comercials es simplifica: n'hi ha prou amb incloure les dades d'un destinatari específic a la plantilla de la proposta abans d'imprimir-les.
Pas 4
Expliqueu per separat al client potencial què se li requereix per concloure un contracte i en quin termini, perquè la carta no deixi ambigüitats sobre el complex procediment per acordar les condicions. És bo utilitzar frases com ara "per celebrar un contracte, heu d'omplir una sol·licitud". Deixi clar al client que tots els altres tràmits seran gestionats pels empleats de la seva empresa. Assegureu-vos d’indicar tots els mètodes de comunicació possibles, inclosos el correu electrònic, el telèfon, l’icq, els enllaços a les xarxes socials. Un client que decideixi contactar amb els seus serveis no hauria de buscar frenèticament a Internet com trobar-lo.
