L’oferta comercial, la descripció de serveis i les oportunitats de cooperació segueixen sent una eina publicitària popular quan es comuniquen amb possibles socis. La cooperació amb una empresa significa la negativa per a la resta, i és important escriure una carta correctament per no perdre els contactes prometedors
Per què es rebutja l’oferta?
Com a regla general, una oferta comercial és la primera etapa de les negociacions: el client encara no ha decidit amb qui treballarà, els proveïdors o els contractistes esperen la seva decisió i intenten cridar l'atenció cap a ells mateixos. Les ofertes comercials s’envien en desenes: aquesta és una oportunitat per mostrar-vos amb la millor llum, descriure totes les vostres capacitats i crear una bona impressió en un soci potencial. Tan bon punt es pren la decisió, totes les propostes rebudes s’envien a la carpeta amb possibles contactes en cas que hagueu de canviar de contractista, i en aquesta situació és important redactar correctament una carta de denegació, tot conservant la possibilitat de repetir contacte.
Ètica de la negativa
En una carta amb denegació, és important mostrar respecte a l’interlocutor: la seva proposta era digna, passava temps discutint els detalls, tot i que no es coronava amb la conclusió d’un acord i espera una decisió vostra, fins i tot negativa..
La denegació es fa al capçal de l'empresa en format electrònic o en paper, segons la situació. Les normes de comunicació empresarial requereixen que l’assumpte designat sigui neutre, sense negatiu; les frases “Resposta a la vostra proposta”, “Sobre la cooperació” i “Sobre el treball” són adequades. Trieu el tema que el destinatari va utilitzar a la seva carta. No és desitjable utilitzar temes de resposta automàtica per a correus electrònics, per exemple, "RE: oferta comercial", de manera que no hi hagi sensació de desatenció envers el destinatari.
No hi ha res de nou a l’hora d’adreçar-se a l’interlocutor per aquest tipus de cartes; és recomanable utilitzar el nom i el patrònim, si els coneixeu, amb l’addició de la paraula "Benvolgut". Al final de la apel·lació, es posa un signe d’exclamació o una coma, en funció dels estàndards de formació de lletres de la vostra empresa. Un altre element important d’una negativa per escrit és un enllaç a una oferta que us va arribar i a la qual, de fet, rebutgeu. És millor inserir l'enllaç al començament de la carta, immediatament després de la sol·licitud - "En resposta a la vostra sol·licitud del 06/08/12 …", "A l'oferta comercial del 9 de maig …".
És imprescindible expressar el pesar per la negativa. Si a la carta s’adjuntaven documents o materials d’informació amb una oferta comercial, indiqueu que els heu rebut i us heu familiaritzat amb ells, per exemple: “Gràcies per una presentació detallada, els nostres especialistes han llegit la informació que s’ofereix, però, malauradament, es veuen obligats a rebutjar els vostres serveis . No oblideu indicar el motiu de la negativa si esteu autoritzat a fer-ho, per exemple, si l'oferta no compleix els termes de la licitació. L’elecció d’una oferta més avantatjosa com a motiu de denegació no es tradueix tradicionalment.
