A l’hora d’elaborar ordres de personal, cal prestar molta atenció a la seva importància jurídica. Per ser legalment vinculants, han de contenir una sèrie de dades necessàries, inclòs l’índex de registre o, en altres paraules, el número del document. Les regles per registrar ordres es determinen pel document local de la institució, però també hi ha regles generals.
Instruccions
Pas 1
El número de seqüència de la comanda per al personal també és el seu número de registre (índex). La numeració de totes les comandes (comandes) per al personal s'ha de conservar durant l'any d'oficina per separat per a cada grup de documents administratius en formularis de registre especials.
L’any comercial sol coincidir amb l’any natural (de l’1 de gener al 31 de desembre). Però hi ha excepcions, per exemple, institucions de cultura, educació, etc., en què l'any d'oficina comença l'1 de setembre.
Pas 2
Per començar, diferencieu totes les ordres en grups separats. Dividiu els papers segons la seva vida útil en documents d'emmagatzematge a llarg termini i documents d'emmagatzematge a curt termini.
En grans organitzacions amb un gran nombre d’empleats, per comoditat, seleccioneu diversos grups sobre un tema homogeni dins de la gamma de comandes amb el mateix període d’emmagatzematge.
Per exemple, els documents d’emmagatzematge a llarg termini es poden dividir en grups: ordres d’admissió, ordres d’acomiadament, ordres de transferència. I els documents d’emmagatzematge a curt termini es poden diferenciar en sèries: comandes de vacances, comandes de viatges de negocis.
En organitzacions amb un nombre molt elevat de personal, de vegades és necessari desenvolupar designacions de comandes per carta per a cada categoria de personal.
Pas 3
A més, registreu cadascun d’aquests grups d’ordres al personal en formularis especials. Com a formulari de registre, podeu utilitzar un diari, targetes de registre i control o un sistema de gestió de documents electrònics. Cadascuna d’aquestes formes té avantatges i desavantatges.
Les targetes de registre i control i els arxius electrònics, que normalment es reprodueixen mútuament, són més còmodes per organitzar i fer cerques. Els registres proporcionen més seguretat de la informació.
Els formularis de registre no tenen una norma estricta, però solen contenir la informació següent:
- la data;
- número de sèrie de la comanda;
- qui va signar (càrrec, cognom);
- un resum de la comanda;
- base;
- intèrpret.
Pas 4
Ara, per numerar ordres per marc, només cal que busqueu el diari corresponent i assigneu el següent índex al document.
