Les accions administratives de l’empresari relacionades amb l’activitat laboral dels empleats (contractar, acomiadar, concedir vacances, canviar l’àmbit de treball, aplicar una sanció o anunciar agraïment) es formalitzen mitjançant les ordres de la direcció. Per a la correcta gestió del flux de treball del personal, cal elaborar, emmagatzemar i tenir en compte les comandes amb competència.
Instruccions
Pas 1
Identifiqueu a una persona de l'organització que serà responsable de manejar, emmagatzemar i registrar els registres del personal. Pot ser el cap del departament de personal o un empleat del servei de personal, així com el propi cap de l'empresa. Creeu una comanda per assignar tasques a l’empleat, reflectiu-les a la descripció del lloc de treball, familiaritzeu la persona autoritzada amb la cita.
Pas 2
Prepareu llibres per registrar comandes de personal i activitats principals. Feu les següents entrades al registre de comandes: - números de sèrie i dates de marques;
- números de sèrie de les comandes;
- càrrecs i noms de persones que aproven el projecte;
- un resum de les comandes. Seguiu estrictament el procediment per assignar un número de sèrie a cada comanda posterior, no ometeu els registres i no inseriu els números que falten. Quan feu canvis, realitzeu accions similars a les correccions dels llibres de treball: no esborreu, suprimiu o pintar sobre registres incorrectes. Escriviu "l'entrada de _ (dia, mes, any) número _ (nombre ordinal d'entrada) no és vàlid" i a continuació, anoteu les correccions.
Pas 3
Determineu un lloc on guardar els formularis i les còpies acabades. Tingueu en compte que les comandes són documents interns i s’han de mantenir fora de l’abast dels ulls indiscrets. Per familiaritzar-vos amb el contingut de les comandes, convideu els empleats directament al servei de personal o al departament de personal, deixeu-los estudiar el text i poseu signatures només en presència de la persona responsable de mantenir i emmagatzemar les comandes. Com a millor emmagatzematge per a documents tan importants, utilitzeu un armari segur o ignífug, per tal de protegir de manera fiable la inviolabilitat de les comandes i les formes de responsabilitat estricta.
Pas 4
D'acord amb les ordres dels arxius russos, mantingueu les ordres a l'organització durant el nombre d'anys requerit i, després de l'expiració del període, completeu la transferència de casos a l'arxiu.
