Per a la comptabilitat, circulació i emmagatzematge de diversos documents, els serveis de personal utilitzen llibres de comandes, vacances, extractes i referències. Els registres de registre són documents per a ús intern i s’emmagatzemen al departament de personal de l’organització, i una persona especialment designada s’encarrega de mantenir i emmagatzemar aquests documents.
Instruccions
Pas 1
Utilitzeu un formulari de registre de comandes aprovat pel ministeri o dissenyeu-ne un. Feu la coberta amb material pesat. Al centre del full, escriviu el nom de l’organització i el títol del llibre. Indiqueu a continuació les dates d’inici i finalització del registre. A la contraportada, reflecteix informació sobre la persona responsable d’emmagatzemar i omplir el document: indiqueu la posició, cognoms i inicials de l’empleat.
Pas 2
Assegureu-vos que les pàgines no es poden manipular ni eliminar de la revista. Numereu i encaixeu les pàgines del llibre. A l’última pàgina, poseu un segell de cera o de llentiscle, proporcioneu una plantilla ja feta per a la certificació al cap del departament de personal o al cap de l’organització. Anoteu: _ fulls estan numerats, encaixats i segellats en aquest llibre de registre. Director: _ (signatura, desxifratge de la signatura). Data: _ (dia, mes, any).
Pas 3
Trieu una orientació de pàgina convenient (horitzontal, vertical) per registrar entrades. Si voleu, organitzeu una taula que contingui les columnes següents:
- número de sèrie del registre;
- data d’entrada;
- número de sèrie de la comanda;
- càrrec, cognoms i inicials de la persona que va signar la comanda;
- un resum de la comanda.
Si no esteu còmode amb la vista tabular, mantingueu els registres de forma gratuïta. El més important és observar l’ordre d’assignació de números segons les dates d’aprovació de les comandes i reflectir la informació anterior al llibre comptable.
Pas 4
Registre les entrades del registre de comandes amb tinta blava, negra o morada. No permeteu l'esborrat, l'esborrat i la supressió de marques fetes prèviament. Si heu de fer canvis, ratlleu el text corregit amb una línia perquè pugueu llegir-lo. A la mateixa columna o línia, feu una nova entrada correcta. Si us plau, signeu i indiqueu la data del canvi. Si no és possible (per exemple, si no hi ha espai lliure) corregir l'error, creeu un registre nou a continuació i, al costat de la informació obsoleta, marqueu la casella "El registre no és vàlid".
Pas 5
Quan deixeu de registrar el registre, anoteu la data de caducitat del registre a la portada del llibre de registre.
