El procediment per emetre ordres per a l'empresa s'estableix mitjançant les instruccions per al treball d'oficina. Al mateix temps, la comptabilitat i l’emmagatzematge d’aquests documents es guarden en un llibre de registre de comandes especial, que ha d’estar present a totes les organitzacions.
Instruccions
Pas 1
Crear un registre de comandes. A les grans empreses, ho fa un empleat independent; les petites empreses designen una persona responsable per a aquests propòsits. Podeu utilitzar el formulari aprovat del llibre de registre i desenvolupar-lo de forma independent.
Pas 2
Creeu la portada del llibre de registre de comandes. Ha de ser de material dens perquè les fulles de comandes no s’arruguin durant l’emmagatzematge. Cal tenir en compte que aquests documents s’han de conservar a l’empresa durant almenys 5 anys.
Pas 3
Escriviu a la portada el nom del negoci, el títol del llibre i el període. En funció de la freqüència d’emissió d’ordres a l’organització, es pot calcular el registre de registre per a un mes, trimestre o any. El revers de la portada conté informació sobre la persona responsable del manteniment i emmagatzematge del document.
Pas 4
Trieu una de les maneres d’emmagatzemar les comandes al llibre de registre. Es poden enganxar en un llibre o inserir-les amb una carpeta. La segona opció és preferible en cas que necessiteu obtenir una de les comandes i fer-ne una còpia. Totes les comandes s’han d’ordenar cronològicament. Algunes empreses deixen números de còpia de seguretat que poden ser necessaris per processar les comandes de manera retroactiva. Tanmateix, aquest mètode és il·legal i, per tant, no n’heu d’abusar.
Pas 5
Desenvolupeu un formulari comú per a les comandes empresarials. Com a norma general, es tracta d’un capçalera, a la part superior de la qual hi ha detalls de l’empresa preparats prèviament: nom, adreça i informació de registre.
Pas 6
Emetre l’ordre. Introduïu el número i la data de compilació. Després, creeu un títol que respongui breument a la pregunta "sobre què?" El text principal consisteix en una declaració de la base de l'ordre i de la part administrativa. Al final, es posa la signatura del cap o d’una altra persona autoritzada.
Pas 7
Després, la comanda es redacta al llibre de registre de la comanda. Si el document afecta els empleats de l'empresa, per exemple, es forma una comissió, aquestes persones haurien de tenir en compte que han llegit l'ordre i han posat la seva signatura.
