En qualsevol organització, fins i tot petita, s’emeten i emmagatzemen moltes ordres i ordres diferents. Si tots estan registrats i arxivats en una cosa, tard o d’hora això provocarà confusió. I és probable que els representants dels òrgans d’inspecció no aprovin aquest registre.
Instruccions
Pas 1
Per dividir correctament les comandes emeses a l'empresa, heu de guiar-vos pels documents següents:
- aprovat per Rosarkhiv "La llista de documents de gestió típics generats en les activitats de l'organització, que indiquen el temps d'emmagatzematge";
- instruccions per al treball d'oficina (desenvolupades per l'òrgan de govern).
Basant-se en aquests documents, s’hauria de desenvolupar una nomenclatura de casos a cada empresa. En funció d’això, es divideixen les comandes, instruccions i altres documents.
Depenent de la mida de l’empresa i de la seva estructura, la nomenclatura desenvolupada dels casos es pot dividir en departaments amb una indicació del codi de lletra, o pot ser general.
En qualsevol cas, totes les comandes de l'empresa es divideixen condicionalment en comandes per a activitats principals i econòmiques i comandes per al personal.
Pas 2
Les comandes d’activitats principals i econòmiques, com a regla general, les guarda el secretari (tret que s’especifiqui el contrari en un ordre separat). També és responsable de registrar, emmagatzemar i arxivar aquestes comandes.
Els documents difereixen pel que fa al temps d’emmagatzematge. Les comandes per a l'activitat principal de l'empresa (per a l'estructura organitzativa, per a l'aprovació de la taula de personal, per fer-hi canvis, etc.) tenen línies d'emmagatzematge - constantment. Al final de l'any natural, es lliuren a l'arxiu de l'empresa.
Les comandes sobre qüestions econòmiques i operatives s’emmagatzemen durant 5 anys. Es numeren consecutivament sense carta. Si el volum de comandes emeses a l'empresa és gran, durant l'any es divideixen en volums. Després de l'expiració del període d'emmagatzematge, es destrueixen amb el registre de l'acte corresponent.
Pas 3
Les comandes de personal s’elaboren i s’emmagatzemen al departament de gestió de personal de l’empresa. També difereixen en la vida útil.
Un cas a part són les ordres d’admissió, acomiadament i transferència amb un període d’emmagatzematge de 75 anys. També es presenten aquí les comandes per canviar el cognom, el viatge de negocis a llarg termini, el trasllat temporal de treballadors a llarg termini, etc. Aquests documents es registren a la revista, tenen numeració i lletra contínua (el més sovint és "ls", "k"). Al final de l'any, aquestes comandes es cusen en una carpeta juntament amb el registre de registre i es lliuren a l'arxiu.
Pas 4
Les comandes de vacances (regulars, sense sou, etc.), viatges de negocis a curt termini i transferències es redacten en un fitxer separat, es guarden durant 5 anys. S'afegeix una lletra a la numeració de la comanda (per exemple, "o" o codi de departament).
Les comandes de recollida tenen el mateix període d’emmagatzematge. Tanmateix, es recomana emmagatzemar-los per separat, com ara s’acompanyen de materials d’anàlisi (notes explicatives, actes, notificacions i decisions del comitè sindical, etc.).
Quan expira el període d’emmagatzematge, aquestes comandes es destrueixen.
Pas 5
També es recomana mantenir les comandes de promoció per separat (període d'emmagatzematge - 75 anys). En un cas diferent, es presenten ordres de promoció tant de la seva pròpia empresa com del seu superior. El cas s’arxiva a l’arxiu a mesura que es forma.
