Un encàrrec és un document de gran importància pràctica. Indica algunes accions específiques: contractar i acomiadar un empleat, accions disciplinàries, la necessitat d’introduir noves tecnologies i molt més. El secretari ha d’assegurar l’emmagatzematge d’aquest tipus de documents i la possibilitat de trobar ràpidament el correcte. Per a això, a cada comanda se li assigna un número d'identificació únic.
Necessari
- - comandes;
- - diari de registre;
- - instruccions sobre gestió de registres de personal;
- - 2 o 3 carpetes.
Instruccions
Pas 1
La forma de registre de comandes no està estrictament regulada per la llei. Hi ha una instrucció estàndard publicada per Rosarkhiv el 27 de novembre de 2000, que estableix que la numeració de les comandes per part del personal i l’activitat principal s’hauria de dur a terme per separat dins d’un any natural. Si treballeu en una petita empresa, on el secretari també exerceix la tasca d’un empleat, inicieu 3 carpetes i 3 revistes de registre.
Pas 2
Elaboreu instruccions per al treball d'oficina. Pot consistir en pocs articles. Indiqueu quines comandes s’han d’emmagatzemar durant cinc anys i quines - 75. Escriviu en quines matrius es divideixen les comandes de la vostra empresa i com heu decidit designar-les. Les comandes per a l'activitat principal solen numerar-se amb un número seqüencial i les comandes del personal, amb un número i una lletra. Per exemple, el número pot semblar "Ordre núm. 2-l / s" o "Ordre núm. 2-k". Penseu en diferents designacions de documents amb una vida útil diferent. Per exemple, a curt termini es pot marcar com a personal i, a llarg termini, com a personal.
Pas 3
Dividiu les comandes per personal en 2 parts per vida útil. Els documents sobre la provisió de llicències regulars o educatives, viatges de negocis a curt termini, incentius i sancions disciplinàries es guarden durant 5 anys. Presentar comandes d’ocupació, trasllat, acomiadament, llargs viatges de negocis i llargues vacances a una altra carpeta. Escriviu el nom de la carpeta i la data de caducitat a les portades dels carpetes. Empleneu les comandes de l'activitat principal per separat
Pas 4
A les grans empreses, les comandes són emeses per diferents serveis. La documentació per a l'activitat principal, en general, la guarda el secretari i el personal, el departament de personal. En conseqüència, cadascun té la seva carpeta i els seus llibres de comptabilitat. N’hi ha prou que un especialista en recursos humans comenci 2 llibres i 2 carpetes, dividint els documents segons els períodes de conservació. No obstant això, amb un flux de documents molt gran, cada carpeta es divideix sovint segons els tipus de comandes. Si la vostra empresa ha adoptat un sistema d'emmagatzematge independent, seguiu numerant les comandes per ordre dins d'una matriu comuna i registreu-les en un diari.
Pas 5
Les comandes per a l'activitat principal poden aplicar-se no només a tota l'empresa, sinó també a divisions individuals. Desenvolupeu codi per a cada departament o departament. Pot ser una lletra o un número. No oblideu que la designació de comandes per a l'activitat principal ha de diferir de la que s'accepta a la gestió de registres de personal de la vostra empresa. En aquest cas, la numeració va dins de la matriu general d '"activitat principal".
