Independentment de si el primer contacte amb un possible soci comercial es va fer per telèfon, si hi va haver un acord oral, en la pràctica del volum de negoci hi ha el costum de donar suport a l’inici d’una relació amb una carta oficial amb una oferta de cooperació..
Instruccions
Pas 1
A la primera part de la carta, que no és més que un paràgraf, escriviu quin tipus d’empresa representeu i saludeu la direcció del soci potencial en nom seu. És adequat utilitzar frases com "La nostra empresa desitja prosperitat al seu negoci", "en nom d'aquesta empresa, li expressem el nostre respecte". Assegureu-vos d’incloure el nom de la vostra organització. Recordeu que, en forma de correu brossa, més d'una dotzena de cartes arriben a qualsevol empresa amb la proposta de concloure un acord, de manera que el destinatari hauria d'entendre immediatament la proposta que s'està discutint.
Pas 2
A la següent part de la carta, recordeu al soci potencial que ja hi havia acords preliminars entre les vostres empreses sobre un contracte o servei específics. Podeu utilitzar frases com ara "A continuació de les nostres negociacions …", "Hem considerat els vostres desitjos sobre …". Deixi clar al destinatari que aquesta oferta de cooperació no és estereotipada i bàsica, com per a tots els clients, sinó que es desenvolupa específicament per a aquesta empresa i té en compte totes les característiques d’aquest negoci en particular.
Pas 3
A la part més gran de l’oferta, indiqueu quins serveis o béns oferiu, quin és el seu cost, el termini d’entrega. La informació presentada a les taules és més fàcil d’entendre. Oferiu al client diverses opcions amb diferents costos, quantitat i volum de serveis prestats, de manera que pugui triar la combinació més adequada. Destaqueu els avantatges que rebrà el client en concloure un acord amb la vostra organització. Aquí podeu indicar descomptes, ofertes especials per a socis habituals, la possibilitat de celebrar contractes per a la prestació de serveis addicionals o el subministrament d'altres béns en condicions extra-favorables.
Pas 4
Dedica la darrera part als desitjos i a les paraules de separació. Utilitzeu frases estàndard, per exemple, "Esperem una cooperació mútuament beneficiosa …", "Els millors desitjos …". Assegureu-vos de subscriure-us i deixar les vostres coordenades, de manera que, en cas de decisió positiva, el client no busqui un número de telèfon ni una adreça de correu electrònic on us pugui posar en contacte.
